Пример за попълване на лична карта на служител, формуляр T 2. Лични карти и лични досиета: систематизиране, бързо съхранение и прехвърляне в архива. Основания за прекратяване на трудовия договор

Формулярът T2 или личната карта е включен в списъка с документи за персонала, които трябва да се поддържат във всяка организация. Информация за служители, активни и уволнени, периоди на работа, информация за Професионални квалификацииИ трудова дейност- всичко това трябва да се съдържа в правилно попълнен унифициран формуляр Т2. Личната карта на служителя е документ за персонала със законово одобрена форма и трябва да бъде създадена веднага след съгласуване и подписване на заповедта за наемане на служителя. Как правилно да въведете информация в този документ? Каква информация трябва да съдържа лична карта T2?

Основни изисквания и характеристики на пълнене

Личната карта се попълва за всеки служител, включително работниците на непълно работно време, в един екземпляр. Картата T2 трябва да се попълни в организации, но за работници, наети от индивидуален предприемач, този документ може да се поддържа само при поискване от работодателя. Друго изключение са държавните служители, за които се установява документация с различна форма.

Попълването на картата T2, чиято проба е представена в статията, се извършва в съответствие с задължителни изисквания, заложено в закона:

Цялата информация се въвежда в установените раздели, четливо и без съкращения.

Разрешени са съкращения при посочване на местоживеене или информация за образование, но в общоприета форма, която не изкривява смисъла на информацията.

Попълненият формуляр T2 трябва да съдържа кодове, съответстващи на общоруските класификатори: OKIN, OKATO, OKSO, OKPDTR. Обозначението на номера трябва да бъде въведено в специална таблица от дясната страна на реда. Всички кодови обозначения са свободно достъпни в печатни справочници, както и на уебсайта на All-Russian Classifiers.

Ако попълните класификационния код неправилно, формулярът T2 се счита за невалиден, в който случай ще трябва да създадете нова лична карта. Не се допускат зачертавания и корекции в кодовата таблица.

Промените в трудовата дейност или личните данни на служителя трябва да бъдат отразени своевременно в T2. Всички промени, извършени в личния картон, се заверяват с подпис на специалист по човешки ресурси.

Информацията се въвежда в T2 въз основа на подкрепящи документи, предоставени от служителя.

Думите и фразите „не“, „не беше“, „не е налично“, както и тиретата не се включват във формуляра T2 - такива редове се оставят празни.

Основания за въвеждане на информация за служителите

Личната карта T2 трябва да бъде попълнена въз основа на следните документи:

Трудов договор със служителя;

Заповеди за организацията: за наемане, преместване, предоставяне на отпуск, уволнение;

Паспорт (друг документ, който го замества) на служителя;

Документи, потвърждаващи полученото образование, завършени курсове и др.;

TIN удостоверение;

Военна книжка.

Друга информация (например степента на владеене на чужди езици) се посочва само от думите на служителя. При необходимост работодателят може да изиска и други подкрепящи документи, съобразени със специфичната професионална насоченост на организацията, както и установените вътрешни правила.

Как да попълните заглавието?

Първата страница на формуляра съдържа информация за служителя и неговото ниво на професионална квалификация. Попълването на картата T2 (образец за въвеждане на информация е представен по-долу) започва с посочване на името на организацията на работодателя в горния ред на формуляра. Името се посочва изцяло, в съответствие с уставните документи на организацията. Таблицата за кодиране съдържа цифровите обозначения OKPO и OKUD. След това в таблицата по-долу се въвеждат следните данни:

Дата на попълване Т2 (арабски цифри);

Персонален номер, определен на служителя при постъпване на работа;

TIN (въз основа на сертификата на Федералната данъчна служба);

SNILS на служителя;

В колоната "азбука" се въвежда първата буква от фамилното име на служителя;

Характер на работата, съгласно условията на трудовия договор: временна, постоянна;

Вид работа: може да бъде или „основна“, или за външни или вътрешни работници на непълно работно време - „на непълно работно време“;

Полът се обозначава с буквите "F" или "M".

След като попълните заглавието на документа, можете да преминете към други раздели, включително първоначалното попълване на картата T2. Пример за въвеждане на информация в заглавката:

Обща информация за служителя

Попълването на този раздел започва с посочване на номера и датата в таблицата „Трудов договор“. трудов договорсключен със служителя. След това попълването на картата T2, чиято проба е представена по-долу, се извършва в следния ред:

1. На ред „1“ се посочва пълното фамилно име, както и името и бащиното име на служителя.

2. На ред “2” се посочва текстово датата на раждане. Пример: "20 април 1981 г." В таблицата същата дата е кодирана с арабски цифри: “04/20/81”.

3. Ред „3” трябва да съдържа информация за мястото на раждане. Важно е да се ръководите от следните изисквания:

Когато е посочено селищедумите "град", "населено място", "област", "село", "област", "област" допускат общоприети съкращения: "област", "кр." и така нататък. Пример: „хор. Самара", "с. Тайга". Въпреки това е препоръчително обозначенията „станица“, „кишлак“, „село“, „аул“ да се посочват изцяло.

Общият брой знаци в ред „3” не трябва да надвишава 100 знака.

Таблицата за кодиране се попълва в съответствие с Всеруски класификатортериториални единици (от 2014 г. - нов именен код OKTMO).

4. Ред „4“ е предназначен за въвеждане на информация за гражданството на служителя въз основа на паспорта. Цялата последваща информация в този раздел се въвежда в строго съответствие с OKIN кода. Моля, въведете информация, както следва:

Гражданин Руска федерация(в таблицата за кодиране се въвежда обозначението „1“);

Код „2“ се посочва, ако служителят има двойно гражданство, едно от които е руско гражданство; записът за това изглежда така: „Гражданин на Руската федерация и чужбина»;

За служителите, които са граждани на друга държава, в кодовата таблица се посочва кодът „3”;

Ако служителят е без гражданство, в реда се вписва „Лице без гражданство“, в кодовата таблица се вписва „4“;

5. На ред „5“ се посочват знанията на служителя по чужд език и нивото на владеене на езика. Кодирането OKIN предполага три категории, характеризиращи нивото на владеене на писмено и говорене на чужд език:

Код “1” - превежда и чете с речник;

Код “2” - чете се и може да бъде обяснен;

Код "3" - свободно.

Освен това OKIN съдържа специфични кодове чужди езици, което също трябва да бъде посочено в кодовата таблица. Така информацията в ред “5” се въвежда в следния ред: наименование на чуждия език - ниво на владеене - кодово обозначение на езика и степен на владеене (в таблицата). Попълване на карта T2, образец: „Немски - свободно владеене” OKIN код: 171/ 3.

6. Шестият ред на раздел "I" се попълва само въз основа на документи за образование, предоставени от служителя. Пример за текстово обозначение и съответните OKIN кодове са представени в тази таблица:

Пример: „6. Средно професионално образование - код по ОКИН: 11"

Освен това в таблицата по-долу трябва да посочите: името, серията и номера на документа за образование, предоставен от служителя, годината на завършване на обучението, както и придобитата квалификация и наименованието на професията в точно съответствие с документ. В таблицата се въвежда кодът на професията по OKSO. Ако служителят е предоставил два документа за образование, например средно професионално и висше образование или първо и второ висше образование, в Т2 се въвежда информация за всички налични документи. По същия начин раздели IV - VI съдържат информация за преквалификация, сертифициране и повишаване на квалификацията, получени от служителя след наемане на работа.

Информация относно незавършено образованиесъщо трябва да се въведе в T2, като се посочи видът на наличното образование. Например, за служител, който се обучава по време на наемане на работа, трябва да се въведе информация за образованието, което е имал преди да влезе в настоящата образователна институция; въз основа на удостоверение от учебното заведение, посочете, че служителят учи в момента, името на учебното заведение и курса на обучение. Информацията се въвежда по подобен начин, ако служителят е преминал обучение, но не е завършил обучението си, но е бил изключен (или е бил изключен):

Ако са завършени по-малко от три курса, трябва да се посочи само образованието, което служителят е имал преди приема;

Информация за завършено обучение, при условие че са завършени три или повече курса на образователна институция, се въвежда в T2 въз основа на диплома (сертификат) за непълно висше образование; в този случай се посочва обозначението „Незавършено висше образование“ и курсът, от който служителят е отстранен;

7. В редове „7“ се посочва пълното име на основната и, ако има такава, допълнителна длъжност (професия) на служителя, която той заема в организацията в съответствие със заповедта за наемане и щатното разписание. Не се допускат съкращения или изкривявания на името. Таблицата за кодиране на раздела показва кода на заданието съгласно OKPDTR.

Работен опит

Въвежда се в съответствие с предишната трудова дейност на служителя, основата е История на заетостта. Ако служителят е нает за първи път, в първия ред „общи“ се въвеждат нули.

Информация за роднините на служителя: кой трябва да бъде посочен?

Попълването на този раздел започва с посочване на семейното положение на служителя към момента на наемане на работа. Трябва да се избягват думите и фразеологичните единици „омъжени“, „в граждански брак“, „съжителство“ и т.н.: редът се попълва с формулировката, определена от общоруския класификатор, посочващ кода OKIN.
Ако семейното положение се промени, промените се правят въз основа на удостоверение от службата по вписванията, в което се посочват подробностите на документа.

Информация за роднини, живеещи директно със служителя, посочваща степента на тяхната връзка, също трябва да бъде включена в такъв документ като личната карта на служителя. Пример за попълване на T2 изглежда така:

Военна регистрация

Информацията за годността за военна служба се попълва въз основа на предоставения военен билет, като се посочва рангът и категорията на резерва, отбелязани в документа. Информация за точки 3-4 се съдържа на стр. 3 от военната книжка. За служител, който все още не е служил, но няма ограничения за служба, редовете се оставят празни, като в ред 2 се вписва знакът „подлежи на военна служба“.

Степента на годност за служба е посочена на осн удостоверение за регистрациябуквено обозначение:

Годен с ограничения - Б.

Ограничено прилягане - V.

Временно негоден – Г.

Ред 8 от раздела е предназначен за маркировките „Премахнато от военна регистрация» като се посочи причината, например възраст или здравословно състояние.

Страница 3, раздел III

Този раздел съдържа само информация за прехвърлянето на служител на друг структурно подразделениев рамките на една организация (включително преместване на друго място) или относно промяна работни функции. Цялата информация се въвежда въз основа на поръчки за организацията, като се посочват подробности за поръчката (дата, номер).

Важно е да запомните! Информация за промени в ставката или заплатата, направени без промяна на позицията на служителя, не трябва да се посочва в този раздел.

Служителят трябва да бъде запознат с всички записи, направени в този раздел срещу подпис.

Празници и почивни дни на служителите

Този раздел се попълва, тъй като на служителя се предоставя отпуск в съответствие с трудовото законодателство и вътрешните разпоредби. В таблицата на разделите трябва да въведете подробностите за заповедта за отпуск, вида на отпуската и броя на календарните дни. За годишен отпускТрябва също да посочите периода, за който са дадени ваканционни дни в колони № 2, 3 на таблица VIII (лична карта на служителя). Примерното попълване изглежда така:

Раздел X: Каква информация мога да предоставя?

„Допълнителна информация“ е раздел, предоставен за информация, която може да е свързана с трудова дейност, но не е посочена в други раздели на формуляра T2. Такава информация може да включва например дали служителят има шофьорски опит и шофьорска книжка от определена категория, здравословни ограничения (в съответствие с медицински доклад) И така нататък.

Как правилно да въведете информация за уволнение

Последният раздел се попълва в последния работен ден на служителя. Трябва да посочите подробностите на заповедта, причината за уволнението на служителя и да потвърдите вписването, направено с подписа на служител по персонала. Служителят също трябва да бъде запознат с протоколите от раздел XI чрез подпис.

Личната карта е документ, който обобщава цялата информация за дадено лице, включително биографията на служителя, предишни места на работа, военен дълги друга информация.

Този документ е първичен документзаписи на персонала и се изисква да бъдат попълнени, има собствен унифициран формуляр T-2, който е одобрен с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1.

Необходими документи за попълване.

Отговорности за попълване на този документ, като правило, се възлагат на отдела за персонал на организацията; в малки предприятия може да се попълни от счетоводни служители или лично от мениджъра. Личната карта на служителя може да служи като потвърждение за трудов стаж, тъй като всички данни от .

След уволнението на служител картата се съхранява в предприятието в продължение на 75 години, в случай на ликвидация на организацията, тази информация се прехвърля в архива и продължава периода на съхранение. Формуляр T-2 включва 11 раздела, които могат да се попълват независимо един от друг.

Въз основа на какви документи трябва да попълня личната карта на служителя?

Личната карта на служителя трябва да бъде създадена след издаване на заповедта, точни датиоткриването му не е предвидено в законодателството. За да попълните този документ, няма да ви трябват толкова много документи, колкото може да изглежда на пръв поглед.

От служителя ще ви трябва документ за самоличност, удостоверение за държавна застраховка пенсионно осигуряване, трудова книжка и документи, потвърждаващи образованието му.

Ако кандидатът отговаря на списъка с категории социални обезщетения, се представят документи, потвърждаващи правото на обезщетение, както и медицински свидетелстваако е необходимо.

Откъде да започна да попълвам?

Важно е да избягвате грешки при попълване.

Този формуляр на документа се състои от 11 раздела, но е важно да попълните горната част на документа. Отговаря за поддържането кадрова документациятрябва да попълни коректно данните за организацията и горната част на личната карта, в противен случай, ако спорна или съдебен прецеденткартата ще бъде невалидна:

• в тази част трябва да посочите номера на персонала на служителя, важно е да знаете, че той се състои от не повече от 6 цифри и не се променя, независимо от движението на служителя нагоре по кариерната стълбица;
• допълнително посочете идентификационния номер на данъкоплатеца, при липса на удостоверение за регистрация в данъчен офис този кодможете да намерите на уебсайта на Федералната данъчна служба, като използвате паспортните данни на служителя;
• в колоната „Азбука“ е обичайно да се записва първата буква от фамилното име; при промяна на фамилното име буквата се променя, както и останалите данни. В графата „Естество на работа” посочете дали затворникът е „постоянно” или „временно”;
• видът работа се посочва на същата основа като естеството може да се посочи „основно“ или „непълно работно време“. В допълнение към подробностите за организацията и горната част на документа трябва да посочите кодовете на Всеруския информационен класификатор (OKIN).

Как да попълните правилно формуляр T-2?

Трябва да предоставите само вярна информация.

За да избегнем грешки, ще обмислим попълването на личната карта на служителя в раздели.

Основната информация в първия раздел се попълва от документа за самоличност, след това от параграф 5 от думите на служителя. В случаите, когато едно лице владее три или повече чужди езика, компанията има право да допълни редовете в електронен вариантформуляри за документи.

Параграф 6 се попълва от предоставените документи за образование, независимо от броя на завършените и незавършените образователни институциислужител кадрово обслужванетрябва да изброи всички заведения.

Информацията за професията и трудовия опит се въвежда съответно в параграфи 7 и 8 въз основа на предишни записи в. Професията се вписва в съответствие с щатно разписаниеи заповед за приемане на работа.

Също така данните за неговото семейно положение и състав на семейството се въвеждат в картата на служителя в параграфи 9, 10. В състава на семейството, съгласно трудовото законодателство RF, включва родители, съпруг/съпруга, братя и сестри, както и кръг от хора, живеещи със служителя, записът се води по ред на родство.

Паспортните данни са напълно записани в параграф 11, адрес на регистрация и действително местожителствов параграф 12. Това завършва първия раздел; важно е да запомните, че могат да настъпят промени във всички въведени данни.

Най-често се случват промени в паспортните данни, например, когато служител се ожени или разведе.

В този случай трябва внимателно да задраскате старото име и да въведете новото до него, след това да въведете основата на документа и да го заверите с подписа на служителя, отговорен за поддържането на лични карти.

Повторете същите стъпки с вашите паспортни данни и място на регистрация.

Втори раздел съдържа информация за военната регистрация, която се прехвърля от военната лична карта на служителя. Ако нямате военна книжка, този раздел се пропуска. Ако човекът не мина наборна службаи не се отписва според определени показатели, в параграф 2 на раздел 2 трябва да посочите „подлежи на военна служба“.

В третия раздел на формуляра T-2 се посочва информация за работното място на служителя, а именно: работа, структурна единица (ако има такава), длъжност, сума, основа за наемане (заповед на ръководителя на предприятието).

След въвеждане на данните, служителят проверява верността на посочените данни и се подписва. При преместване на служител на друга длъжност или увеличение на заплатата по една или друга причина също се отразява в този раздел.

Можете да въведете информация за допълнителни курсове.

Раздел 4 се попълва при сертифициране на служители за промяна на длъжността или прехвърляне в друга структурна единица. В този раздел служителят по човешки ресурси трябва да посочи периода на сертифициране, неговия резултат и връзка към документа за сертифициране.

В раздел 5 „Повишаване на квалификацията“ се въвеждат данни за допълнително усъвършенствано обучение на служителя, например служителят е имал средно специално образование и е завършил висше учебно заведение, което е допринесло за промяна в неговия ранг или квалификация. Попълва се и периодът на обучение и резултатът от него. В този случай трябва да направите промени в първия раздел, параграф 6.

Седмият раздел, както и четвъртият, петият и шестият, се попълват при необходимост и постиженията на служителя, като правило, тези раздели се използват от големи организации, изпращащи персонал на курсове за обучение, повторно сертифициране или сертифициране при прехвърляне на друга позиция.

Раздел 7 „Награди (стимули), почетни звания“ се попълва с информация за получаване на награди като: за постигане на високи продажби, за дългогодишна служба и др.

Според Кодекса на труда на Руската федерация, глава 19, чл. 114 всяко лице, което е работило в организация повече от 6 месеца подред, има право на ползване на платен годишен отпуск, отпуск за своя сметка и др. Данните за ваканцията се въвеждат в раздел 8 на личната карта на служителя, независимо от вида на ваканцията.

В този раздел лицето, отговорно за попълването на този документ, трябва да въведе вида на ваканцията, основния документ, позволяващ на служителя да отиде на почивка, броя на дните, както и началната и крайната дата на ваканцията на служителя. Когато редовете в този раздел свършат, трябва да подадете допълнителен лист с продължение на раздел осем. Няма нужда да създавате нова карта.

В Руската федерация има доста дълъг списък от категории за предоставяне на социални помощи. Например, данъчно приспаданеот данък върху доходите на физическите лица в размер на 1400 рубли за две деца и 3000 рубли за над трето дете включително. Такава информация се въвежда в раздел 9 на формуляр T-2. В този раздел трябва да посочите и вида на предоставеното обезщетение, номера и датата на издаване на документа, потвърждаващ правото на обезщетение.

Раздел 10 се попълва по преценка на работодателя и наличието на определени умения или медицински увреждания на служителя. Тук можете да въведете наличието на шофьорски опит за служител от една или друга категория или информация за допълнително образование, което не е включено в раздел 2, например курсове за рязане и шиене или получаване допълнително образованиеНа чрез кореспонденцияобучение.

При прекратяване на трудовия договор работодателят е длъжен да посочи члена от Кодекса на труда, на който работни отношенияпрекратено в раздел 11 от този формуляр за лична карта на служител.

В същото време трябва да посочите номера и датата на заповедта за уволнение и действителната дата на уволнението.

Често допускани грешки при попълване на документ

Малките грешки могат да бъдат коригирани.

Случва се персоналът на отдела за персонал да прави грешки при попълване на личната карта на служител. Това няма да доведе до никакви специални последици, няма да засегне самия служител. Въпреки това, ако има достатъчен брой грешки, тогава по време на външен одит отделът по човешки ресурси може да бъде глобен за лошо представяне.

Основните грешки, които се срещат най-често:

1. Използване на специални знаци. [/], [:], [=] и други специални знаци не трябва да се използват при форматиране на този документ. Те са особено строго забранени в зоната за кодиране;
2. Небрежно попълване на документа. При необходимост текстът може да надхвърля границите на специализираните области. Той обаче не трябва да се появява в областта на кодирането. Ако има поне 1 буква в тази област, картата се счита за повредена и ще трябва да бъде отпечатана отново;
3. Тирета. Този добре известен пропуск се дължи на факта, че в много други документи тирета са възможни или дори необходими. Те не трябва да са във формуляра T-2. Ако няма какво да напишете в колоната, тя трябва да остане напълно празна.

Лицето, отговорно за поддържането на документацията на персонала, заверява документа и го предава на уволненото лице за преглед. Служителят е длъжен да подпише лична карта. Подписът на служителя показва пълно съгласие с горната информация.

В това видео ще намерите пример за попълване на лична карта T-2.

Форма за получаване на въпрос, напишете своя

Лична карта на служителя (формуляр T-2) – информационен документотносно нов служител. При наемане на служител той трябва да попълни лична карта съгласно унифицирания формуляр T-2. The документ за персоналае задължително, съдържа всичко необходимата информацияза биографията и данните на служителя, както и за неговата трудова дейност. В тази статия ще научите как да попълните личната карта на служител, като използвате пример. По-долу ще намерите попълнен примерен картон, откъдето можете да изтеглите и формуляр T-2.

Документът се състои от 4 раздела, някои раздели трябва да бъдат попълнени в самото начало на кариерата на служителя, други се допълват по време на работния процес.

Лична карта на служителя (Формуляр Т-2). Примерен пълнеж

Попълване на раздел № 1 от личната карта на служителя (формуляр Т-2)

Тук попълвате обща информация за служителя. За да го попълните, трябва да вземете документи от служителя като паспорт, акт за раждане, документи за образование, трудов договор (или).

Когато попълвате този раздел, не трябва да забравяте да посочите кодовете в параграфи 3-6. Кодовете са взети от съответните класификатори.

В параграф 3 - ОКАТО код на населеното място, в което сте родени.

В параграф 4 е посочен OKIN кодът за вашето гражданство: „1“ - ако имате Руско гражданство, „2“ – ако имате две гражданства, 3 – ако изобщо ги нямате.

В параграф 5 кодът OKIN е посочен за нивото на владеене на чуждия език, който сте посочили: код „1“ съответства на факта, че можете да четете и превеждате с речник, „2“ – четете и можете да общувате на този език „3“ – владеете свободно.

В параграф 6, OKIN код за вашето ниво на образование: 4 класа (начално общо) - „02“, 9 класа (основно общо) - „03“, 11 класа (средно общо) - „07“, училище (основно професионално) - “ 10”, техническо училище (висше професионално) - "11", 3 години университет (незавършено висше образование) - "15", висше - "18", следдипломна квалификация - "19".

Информация за образованието се взема от документа за образование (удостоверение, диплома и др.).

Пример за попълване на позиции 1-6 в личната карта на служителя

Трудов стаж - за тази позиция се взема информация от трудовата книжка, предоставена от служителя.

За вашето семейно положение (клауза 9) трябва да посочите и съответния OKIN код: „1“ – неженен, „2“ – регистриран брак, „3“ – нерегистриран брак, „4“ – вдовица/вдовец, „5“ “ – разведен, „6” – разделен.

След това има стандартна информация за паспорта на служителя, мястото на пребиваване и датата на регистрация на адреса на пребиваване. Личната карта на служителя в първия раздел завършва с телефонния номер за контакт на служителя.

Пример за проектиране на лична карта на служител, параграфи 7-12

Попълване на раздел № 2 от личната карта на служителя

Секцията се попълва за мъже, информацията се взема от военната карта. За мъже, които все още не са служили и подлежат на военна служба, трябва да попълните: (щракнете за разширяване)

• ал. 2 – пише се „подлежат на наборна военна служба“;
• точка 5 категория на годност – „А” – годен, „В” – годен с малки ограничения, „В” – ограничено годен, „Г” – временно негоден, „Г” – негоден.
• параграф 8 - за мъже, които са навършили 50 години, тук може да се посочи и „отстранен от военна регистрация поради възраст“;

Останалите елементи в този раздел не са попълнени за тази категория граждани. За мъже в резерв всички позиции трябва да бъдат попълнени. Цялата информация е взета от военната карта.

Пример за дизайн на раздел № 2 от личната карта на служителя

Попълване на раздел № 3 от личната карта на служителя T-2

Тук посочваме на каква длъжност е назначен служителят, с каква заплата и въз основа на каква заповед за наемане. Тук служителят трябва да се подпише.

В бъдеще, по време на работа, този раздел може да бъде допълнен с информация за движенията на служителя в организацията: от една позиция на друга, от един отдел в друг.

Пример за попълване на раздел № 3 от личната карта на служителя

Раздели № 4-7 от личната карта на служителя се попълват по време на работния процес. Раздел № 8 отразява информация за отпуска, която посочва вида на отпуска, неговата продължителност и периода на работа, за който е предоставен. Основата е посочена.

Последният раздел се попълва при уволнение на служител, тук се записват датата и причината за уволнението.

Служителят на персонала попълва личната карта, той поставя подписа си в края на формуляра, а самият служител също подписва този документ, след като го прегледа.

Личната карта T-2 се попълва за служители от всички наети категории.

За да попълните лична карта T-2, се нуждаете от служител на персонала следните документислужител:

1. Паспорт (или друг документ за самоличност)

2. Трудова книжка

3. Военна книжка

4. Документ за образование

5. Осигурителен сертификат за държавно пенсионно осигуряване

6. Удостоверение за регистрация с данъчен орган

7. Заповед за приемане на работа

8. Трудов договор

9. Документи, потвърждаващи възрастта на децата

10. Документи, потвърждаващи семейното положение

11. и други.

В този случай документите, посочени в чл. 65 Кодекс на труда: паспорт и друг документ за самоличност, военна лична карта (удостоверение за регистрация), удостоверение за държавно пенсионно осигуряване и трудова книжка. Документ за образование – при установено наличие на специално образование законово изискванеили изискването на работодателя (като правило, заложено в длъжностната характеристика).

Други документи не са задължителни. Необходимо е да се има предвид, че съгласно Федералния закон от 27 юли 2006 г. N 152-FZ „За личните данни“ (приет от Държавната дума на Федералното събрание на Руската федерация на 8 юли 2006 г.), данните, които се счита за личен, може да се получи само от самия служител. Под лични данни в този федерален закон са посочени следното:

„Член 3. Основни понятия, използвани в този федерален закон

За целите на това Федерален законИзползват се следните основни понятия:

1) лични данни - всяка информация, свързана с конкретно лице или определена въз основа на такава информация на физическо лице(субект на лични данни), включително неговото фамилно име, собствено име, бащино име, година, месец, дата и място на раждане, адрес, семейно, социално, имотно състояние, образование, професия, доход, друга информация”;

Когато кодирате информация в лична карта T-2, трябва да се ръководите от редица правила за попълване, определени от Стандарта за автоматизирани системиУправление на човешките ресурси:

1. Ако в полето за кодиране са направени неправилни записи или информация, която не е свързана с това попълване, формулярът T-2 се счита за повреден и трябва да бъде пренаписан. Затова се препоръчва или да въведете точни кодове, или да не ги въвеждате изобщо, докато личната карта T-2 не бъде предадена в архива.

2. Ако няма записи или отрицателни отговори („Нямам“, „Не съм член“), кодираната част на този детайл остава празна.

3. При посочване на дати името на месеца се изписва изцяло, годината се изписва четирицифрено.

4. Датите се кодират с арабски цифри в следния ред: ден/месец/година (например 23.04.1998 г.).

Когато попълвате други раздели на картата, трябва да следвате Инструкциите за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за отчитане и плащане на труда от Албума на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане и плащане на труда. Одобрено с решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация и класификатори:

1. Името на организацията се посочва изцяло.Съкратеното наименование се посочва, ако е заложено в учредителните документи. Вдясно е OKPO на организацията.

2. Персонален номер на служителяне трябва да е по-дълъг от 6 цифри. Назначава се на всеки нов нает или служител и не се променя с всяко движение на служителя в рамките на организацията до неговото уволнение.

3. Идентификационен номерданъкоплатец и номер удостоверение за застраховкадържавното пенсионно осигуряване се посочва в съответствие с удостоверението за присвояване на TIN и самото осигурително удостоверение за държавно пенсионно осигуряване (ако е налично и предоставено от служителя).

4. В колоната " азбука„Посочва се първата буква от фамилията на служителя. В големи организации с голям брой хора е възможно да се посочат първите три букви за удобство при съхраняване на карти T-2. T-2 картите се съхраняват по азбучен ред.

5. Естество на работатаобозначени „постоянно“, „временно“ и др.

6. Вид работа(основна, задочна) се записва изцяло.

7. Полобозначени с буквите "M" и "F".

8. Фамилия, собствено име, бащино именаписани напълно и четливо. Препоръчително е да преместите фамилното име вляво, така че в бъдеще, ако се промени, можете да направите съответните корекции (зачертайте старата с една тънка линия и напишете нова) в съответствие с документите, предоставени на отдел персонал.

9. Дата на ражданее установено въз основа на паспорт или друг документ за самоличност и е изписано изцяло в текстово поле, например „9 януари 1975 г.“ В този случай кодът е посочен, както следва: 01/09/1975

10. Когато е посочено място на ражданеТрябва да се вземе предвид следното:

· Дължината на записа, включително интервали и препинателни знаци, не трябва да надвишава 100 знака;

· Области и области се пишат в родителен падеж, без запетаи, със следните съкращения: град - град, село - село, област - кр., окръг - област, село - населено място, област - р-н. гара – ул.

· Аул, кишлак, село, гара се изписват изцяло;

· Кодът на местопребиваване се определя в съответствие с Общоруския класификатор на обектите на административно-териториалното деление (ОКАТО), например за раждане в Москва, в колоната „Код“ е посочено: 45

11. Гражданствонаписано без съкращения. Записът за гражданство и неговото кодиране според Общоруския класификатор на информацията за населението (ОКИН) може да бъде както следва:

гражданин на Руската федерация – 1 бр

· гражданин на Руската федерация и чужда държава – 2 (в случай на двойно гражданство се посочва гражданството на коя държава)

· чужд гражданин(посочете коя държава) -3

· лице без гражданство – 4 бр.

12. Езици, говорени от служителя, са посочени изцяло без съкращения. Степента на владеене на език в текстова форма се обозначава, както следва (код OKIN):

· Говоря свободно -3

· Чета и мога да се обясня-2

· четат и превеждат с речник -1.

При кодиране на колоната „Владеене на чужд език“ се посочват два кода, като първият указва кода на езика, вторият степента на владеене на него, например: английски - чета и превеждам с речник, се записва в Колона „Код“ като: 014 1.

13. Образованиесе записва и кодира съгласно Всеруския класификатор на информацията за населението (ОКИН) и Всеруския класификатор на образователните специалности (ОКСО).

Според OKIN образованието се кодира, както следва:

· основно (общо) образование – 02

· основно общо образование – 03

средно (пълно) общо образование – 07

· основно професионално образование – 10 бр

средно професионално образование – 11 бр

· непълна висше образование – 15

· висше професионално образование – 18 бр

· следдипломно обучение – 19 бр.

Обяснителни примери:

13.1. Допускат се съкращения на думи при изписване на името на учебно заведение, без да се изкривява смисълът на името. В случай, че името на учебното заведение включва думата „име“, можете да напишете „им.“, ако това е последвано от думите „професор“, „академик“ и т.н., тогава можете да напишете „име на професор”, „им .академици” и др. Поръчки в заглавия образователни институциине са посочени.

13.2. Цялата информация за образованието (квалификация, посока или специалност) се установява въз основа на диплома за образование (други документи, потвърждаващи получаването на образование на дадено ниво).

13.3. Безплатните редове в раздела за образование са предназначени за името и датата на завършване на второто висше или средно учебно заведение професионално образование. Ако служител е завършил две средни или две висши учебни заведения по различни специалности, се записват и двете учебни заведения.

13.4. Дипломните квалификации са посочени в следния ред:

За висши учебни заведения: „бакалавър“, „магистър“, „специалист“. За ОКС „бакалавър” и „магистър” е посочено направлението, а за ОКС „специалист” е посочена специалността.

За средни учебни заведения: “техник”, “мърчандайзер” и др.

13.5 Професията (основна и допълнителна) се кодира в съответствие с Общоруския класификатор на работническите професии, длъжности и тарифни класове (OKPDTR). За допълнителна професия се счита тази, която не съвпада с основната професия, но може да представлява интерес за организацията.

Това е една от унифицираните форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане. Формулярът е одобрен с решение на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. № 1. Въпреки факта, че от 01.01.2013 г. използването на този формуляр не е задължително (Информация на Министерството на финансите № PZ-10/2012 г.), той продължава да бъде широко използван. И това не е случайно, защото личната карта съдържа цялата информация, необходима на работодателя за неговите служители.

Там може да се добави информация, която не е в личната карта, тъй като работодателят може да промени формата и съдържанието на формуляра T-2. За записване на други данни за служителя, работодателят може също, заедно с унифицирана формасъздайте други карти. Например лична карта на водача, чиято форма и извадка разгледахме в отделен раздел.

Важно е да запомните, че при събирането и съхраняването на лични данни на служители е необходимо да се гарантира защитата на техните лични данни.

Личната карта (формуляр T-2) се състои от 11 раздела: