Дигитализацията на архивите е най-модерният начин за съхранение на документи! Дигитализацията на архива като съвременен начин за съхранение на документи. Работа по дигитализация на архиви

Хартията не е вечен материал, бързо остарява и лесно се унищожава. Ето защо важна информация, който се съдържа в хартиени документи, може лесно да бъде загубен. Освен това по време на процеса на съхранение хартиените документи заемат ценно офис пространство и също създават много други проблеми.
Дигитализирането на архивите ще помогне да се справят с всички неудобства и да повишат ефективността на работата в офиса като цяло. Съвременни технологииви позволяват да прехвърляте цялата важна текстова и графична информация към електронни медии, тоест за дигитализиране на документи.

Актуалност на цифровизацията

Какво дава това?

Сигурност на документите

Резултати от дигитализация на документи

Ползи от работата с нас

Архивната обработка на документи е систематизирането и организирането на документацията, която се генерира по време на дейността на организацията. Съществува списък на определени категории документи, които подлежат на строго архивно съхранение по установения ред. основаване, административни документи, финансови отчети, кадрова, специализирана и друга документация на държавна, търговска юридически лица различни полетадейности, временно и дългосрочно съхранение подлежи на архивиране. Архивната обработка на документи трябва да се извършва непременно в съответствие с действащото законодателство на страната. В противен случай институцията е изправена пред санкции.

Документи от архива могат да бъдат необходими за съставяне на отчети, статистики, изпълнение на искания на граждани и предоставяне на информация държавни агенции, за подготовка на информационни събития, финансов анализВ допълнение, наличието на архив ви позволява да поддържате документацията в ред и да имате бърз достъп до нея необходимия документили до точката, дори след няколко години.

Какви организационни документи могат да бъдат архивирани?

Специалистите на Reisswolf работят с документи различни видове- от персонала до счетоводството. Срокът на съхранение и условията на ликвидация зависят от естеството на ценните книжа. В повечето случаи сроковете варират от 1 година до 75 години.

Архивирането на документи в организацията на деловодството се извършва в три основни направления:

• типова номенклатура на делата (разработена от комитети, министерства, различни органи и институции);
• приблизителна номенклатура на делата (установява се приблизителен състав на делата, като изискванията имат препоръчителен характер);
• индивидуална номенклатура (съставена от служители на компанията и ръководството на структурни подразделения).

Задължително архивиране счетоводни документии документите за персонала са предмет на лични досиета на служители на предприятието, учредителна документация, административни документи, счетоводни записи (декларации, отчети и др.), специализирана документация (местни вътрешни актове).

Сроковете за архивиране на счетоводните документи зависят от тяхното предназначение. Например данъчни данни счетоводна политика, приходи и разходи касови ордери, приемо-предавателни протоколи, инвентарно-счетоводни карти, актове за отписване се съхраняват 5 години. Фактурите за доставка на продукти трябва да се архивират 4 години.

Архивиране документи за персоналасе извършва по специална схема и условията стриктно отговарят на законодателството на Руската федерация:

• всеки трудов договортрябва да се съхранява 75 години;
• лични досиета на служители - 75 години;
• документи, потвърждаващи предоставянето на бонуси на служителите - 5 години.

Правилно организираното архивиране на документи в организацията на офис работата е изключително важно за всяко юридическо лице, тъй като от това пряко зависи скоростта на работа на персонала и способността на ръководството на предприятието да се адаптира към променящите се пазарни изисквания.

Основни етапи на архивиране на документацията

Процесът на архивиране на счетоводни документи, лични досиета и друга документация, която ще се съхранява в архива, се състои от следните стъпки:

1. Експертиза на стойността на документи.
   На този етап се определя практическата, историческата и научната стойност и съответно изборът на документация, която да се съхранява в архива, както и срокът на съхранение.
2. Етап на систематизиране на документацията.
   Според направлението на дейност всички документи се оформят в досиета с постоянно, временно и дългосрочно съхранение.
3. Регистриране на систематизирани дела.
   Този процессе извършва в съответствие със закона и включва:
   • номериране на листове;
   • изготвяне на удостоверителен лист;
   • съставяне на вътрешна инвентаризация;
   • дизайн на корицата;
   • подготовка историческа информация.
4. Съставяне на описи и предговори към свършени дела.
   На този етап се създава систематичен списък, включващ имената на случаите.
5. Формиране на електронен архив.
6. Съставяне на акт за предаване на документация и по-нататъшно предаване на делата за съхранение в архива.

Процесът на архивиране на документи в организацията на деловодството включва и изхвърляне на файлове, които не подлежат на съхранение. Унищожаването се извършва след съставяне на съответния акт и одобрение от организацията. Разработването на номенклатурата е предвидено в изискванията за оформяне на архивната документация. Процедурата за архивиране на документи в организация за управление на офис може да се извърши отделно или в процеса на архивна обработка.

Услуги на фирма "Reisswolf"

Архивната обработка на документи е трудоемък процес и изисква притежаването на определена база от знания. В повечето случаи е непрактично да има служител, който да обслужва архива. Освен това, за да се поддържат нещата в подходяща форма, е необходимо да има специално помещение, което отговаря на определени санитарни норми. Днес много компании предпочитат опцията за аутсорсинг. Услугата за архивиране на счетоводни документи ще спести не само време от дългия процес на обработка на документи, но и финансови средства. Архивна обработка на документи в Москва, по-нататъшно съхранение на файлове и други услуги, свързани с архивирането на документация, се предоставят от компанията Reisswolf. Квалифицирани специалисти обработват документацията в съответствие с изискванията действащото законодателство. Архивирането на документи в архивните организации е много работа. И основната му трудност е стриктното спазване на всички правила, норми и разпоредби. Цената на архивирането на документи зависи от обема, сложността (състояние и пълнота на документацията) и спешността на работата.

Цени за архивни услуги

Кой ще има нужда от тази услуга?

Архивирането на документацията трябва да се извършва от всички организации, независимо от сферата им на дейност. Правителствени и търговски институции може да се нуждаят от услуги за архивиране на документи в организация:

• няма на щат архивист;
• тези, които искат да спестят пари работно време, финансови инвестицииза поддържане на архив, както и свободно място в офиса;
• спазване на архивното законодателство относно записването, комплектуването и опазването на документи;
• желаещи да подобрят ефективността на компанията.

При липса на помещения за съхранение и обработка Reisswolf ще предоставя услуги по архивиране на документи за юридически лица, както и тяхното временно съхраняване на територията си.

Защо е по-добре да поверите архивната обработка на професионалисти?

Документацията трябва да бъде правилно архивирана, преди да бъде архивирана. Ако нормите и изискванията на архивното законодателство не се спазват при регистриране на дела, съществува риск от получаване на документи за повторна обработка, което съответно води до допълнителни времеви и финансови разходи. Освен това предприятията са отговорни за сигурността на файловете и осигуряването на ограничен достъп до тях. При нарушаване на правилата за архивиране на счетоводни документи на институцията ще бъдат налагани санкции. Изхвърлянето на документи също трябва да се извършва след подходяща проверка и само след изтичане на срока за съхранение на файла. Част от процедурата са стриктното спазване на сроковете за съхранение и изготвянето на акт за унищожаване. Архивирането на лични документи и други видове документация трябва да се извършва компетентно и при стриктно спазване на правилата за архивиране. Непрофесионалният подход към бизнеса често води до глоби и увредена репутация на организацията.

Защо е изгодно да си сътрудничим с Reisswolf?

Фирмата предоставя професионални услуги по архивиране на документи. Предлагаме на нашите клиенти изгодни условия за сътрудничество:

• професионална обработка на архивни документи на средна пазарна цена и в строго съответствие със законодателството на Руската федерация;
• сигурно временно съхранение на файлове, ако е необходимо;
• запазване на конфиденциалност;
• кратки срокове за изпълнение на работата.

За да поръчате услуги за архивиране на документи за персонала или да получите подробни съвети от специалисти на Reisswolf, използвайте формата за обратна връзка.

Т.Е. Хворова

Процесът на дигитализиране на документи за създаване електронен архив

Статията е посветена на процеса на цифровизация - най-удобният механизъм за съхранение и използване на информация в съвременните условия. Авторът разглежда основните моменти от процеса на дигитализиране на архивни материали, включително анализ на възможните начини за превод на документи в електронен изглед, категории документи за дигитализация, формати за съхранение електронни документии изследване на съвременните стандарти за цифровизация. В статията се анализират и необходимите условия за създаване на виртуален архив на историческа личност или събитие в съвременен контекст. Авторът обръща специално внимание на особеностите на организирането на електронен ресурс, изследва съществуващите съвременни проекти по тази тема и анализира възможните трудности, които изследователят може да срещне при създаването на електронен архив.

Ключови думи: дигитализация, архивен документ, електронен фонд за ползване, виртуален архив.

Реалности модерен животвсе повече ни налага да използваме активно новите информационни технологии. Информационната ера също прави своите корекции в света на диалога между архивни източници и изследователи. Модерен цифрови технологииви позволяват да реализирате най-глобалните идеи за създаване на алтернативно поле за съхранение - съхраняване на документи във виртуална равнина.

Дигитализацията на архивни документи е безспорно най-удобният инструмент за съхраняване и използване на информация. Това дава възможност за безопасно и по-икономично съхранение, удобно извличане и използване.

© Khvorova I.E., 2017

информация, както и за бърз достъп до архивни материали. Процесът на дигитализиране на документи се основава на идеята за формиране на единен електронен фонд за ползване (наричан по-долу ЕФП). EFP е колекция от електронни копия на архивни документи, които са записани на цифров носител и са предназначени за използване вместо оригинални документи1. Важен моментПри създаването на EFP е необходимо да се регулира процесът на неговото създаване.

Според заместник-началника на Федералната архивна агенция О.В. Наумов, основните цели на цифровизацията на документите са разширяване и опростяване на достъпа до документи от архивния фонд, осигуряване на безопасността на оригиналите чрез постепенното им изтегляне от обращение, осигуряване на достъп до електронния фонд, както и ускоряване на процеса на предоставяне на публични услуги2.

Нека да разгледаме основните точки на процеса на цифровизация. На първо място е необходимо да се има предвид, че архивният фонд руска федерациясъхранява обширен набор от документи. Ето защо, преди да започнете да сканирате самите документи, е препоръчително да дигитализирате научно-справочния апарат на архива и да създадете електронни описи за извличане на данни. Първоначалната цифровизация на архивните описи позволява на потребителя, без да напуска дома, да се запознае със списъка на съхраняваните документи и да поръча документи, които представляват интерес, в Интернет. В същото време е необходимо да се отчете и фактът на научно-техническата редакция на заглавията на делата – само при усъвършенстване на описа може да започне дигитализация на фонда.

Категориите документи за цифровизация включват не само документи, за които има заплаха от загуба на информация, но и най-ценните, уникални материали и документи, които се търсят. Критериите за документите относно уникалността и стойността на документите са донякъде неясни и търсенето не е постоянна стойност, следователно при избора на материали за цифровизация често възниква въпросът: какви документи трябва да бъдат преведени цифров изгледна първо място? Може да е по-лесно да се постигне по-ефективна извадка, ако в процеса на подбор участват повече от членове. експертна комисияархив, но и привлечени специалисти – историци, политолози, социолози, общественици и др. работна групаизисква ясна регулация. Трябва да се отбележи, че въпреки формулираните критерии за подбор3, те не са задължителни и регионалните архиви

има право да избере тези документи, които първо трябва да бъдат дигитализирани.

Изборът на метод за дигитализация е важен, тъй като носителят и форматът за представяне на материала също носи информация, полезна за работата на изследователя, така че е много важно тя да бъде предадена в най-точен вид, сравним с оригинала.

При директната дигитализация на документи е важно да се спазват всички мерки за безопасност при работа с оригинала, особено внимание трябва да се обърне при сканиране на книги и стари документи (светлината, принтерът и поведението на специалиста по време на дигитализация трябва да отговарят на приетите стандарти). На този етап финансовите възможности на проекта за дигитализация играят ключова роля - изборът на оборудване за сканиране определя степента на сигурност на този процес за оригинала. Изборът на по-икономично хардуерно устройство неизбежно води до риск от причиняване на непоправима вреда на документите и също така намалява шансовете за създаване на сравнимо, пълноцветно копие на оригинала4.

При дигитализиране на документ се правят най-малко две копия на оригинала – работно копие и мастер копие. И двата материала трябва да бъдат маркирани и регистрирани в специален регистър. Благодарение на такава система за регистрация, търсенето на сканиран документ ще бъде по-бързо и удобно за потребителя, а идентификационните данни ще улеснят проследяването на документа в общия информационна системаархив.

Сред форматите за съхранение на изображения най-широко използваните от архивистите са форматите TIFF и JPEG. Форматът TIFF дължи своята популярност на способността си да запазва качеството на изображението благодарение на алгоритмите за компресиране на данни без загуба. Форматът JPEG има високи възможности за компресия, но има загуба на качество на изображението. Промените може да не се забелязват с просто око, но компресираното изображение ще има резки контрасти или пиксели. Следователно JPEG не може да се използва като междинен формат при обработката на изображения. Само окончателната версия може да бъде запазена в JPEG. Що се отнася до другите видове електронни документи и най-предпочитаните формати за съхранението им, има текстови документи(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), видео (mov, avi, mpeg, mp4) и аудио (wav, aiff, mp3), чертежи (autocad), графики и диаграми (tiff, pcx), База данни под формата на електронни таблици и релационни бази данни (xls, xml, html, mdb). PDF форматът също е приемлив за фотографски документи. Полученият масив от данни може да се използва за предаване по цифрови канали,

записани на цифрови оптични носители (CD-R, DVD-R, CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW дискове с еднократен запис), магнитни носители (твърди дискове, флопи дискове, магнитни ленти), флаш устройства, и т.н. .d.

Изискванията за качество на получените цифрови копия не са ясно формулирани. Няма критерии за оценка на качеството на електронните копия хартиени документи: параметри на изображението, възпроизвеждане на тона (контраст), яркост, шум, точност на цветовете, острота, разделителна способност, геометрично изкривяване и др. Редица документи вече се използват в чужбина, чийто опит при оценката на качеството на дигитализирани документи би бил полезен за Русия. Националният стандарт на САЩ ANSI/AIIM MS44 „Ръководство за контрол на качеството на скенери за изображения“ установява и обхваща основната терминология, основните параметри и критерии за оценка на качеството на сканиране, както и подходите за тяхното практическо измерване. На негова основа, като се вземат предвид съвременните изисквания, през 2000 г. бяха разработени международни стандарти ISO за оценка на качеството на сканиране на черно-бели документи.

След дигитализиране оригиналът се връща обратно в архива за съхранение, а направените копия попълват електронния фонд на потребителя и стават достъпни за изследователите.

Търсенето на решение на проблема със съхранението и оперативното използване на архивни документи започва в средата на 90-те години, когато Библиотеката на Конгреса на САЩ започва тотална дигитализация на съществуващата колекция от микрофилми (като самостоятелна колекция и като основен носител на застраховка). и потребителски средства). В процеса на цифровизация американските специалисти бяха изправени пред необходимостта от разработване на унифицирани подходи за осъществяване на процесите на прехвърляне на информация от физически носители в електронна форма, т.е. имаше нужда от регулиране на процесите на цифровизация.

Съвременни стандартиСпоред нивото на тяхното регулиране, цифровизацията може да бъде разделена на 3 категории стандарти: международен, национален и организационен стандарт. Международният стандарт ISO5 се разработва от група учени, използването му осигурява технологични, икономически и социални предимства, но не е задължително за никоя страна, участваща в организацията ISO. Националният стандарт е задължителен за използване от властите държавна властразлични нива, той се разработва за подобряване на процедурата за цифровизация, като се вземат предвид спецификите на законодателството, стандартите за документи -

ции в определена държава. Стандартът за организация акцентира върху спецификата на конкретна фирма в процеса на конвертиране на документ в електронен вид и последващото му съхранение и използване. Най-известният национален стандарт, регулиращ процесите на цифровизация, е „Стандартът за цифровизация S6“6, въведен от националния комитет по стандартизация на Австралия и Нова Зеландия през 2006 г.7 За съжаление, в Русия няма подобен документ, регулиращ процесите цифровизация и създаване на EFP.

През 2012 г. служители на Всеруския научноизследователски институт по документация и архивиране (ВНИИДАД) и Федералната агенция по архиви (Росархив) разработиха „ Методически препоръкипо електронно копиране на архивни документи и управление на получения информационен масив.“ Моделът за тези препоръки беше „Стандартът за цифровизация S6“ и „ Технически препоръки» FADGI. За да продължи работата в тази насока, изглежда целесъобразно да се разработи Стратегия за развитие и актуализиране на отрасловите нормативни и методически актове, регулиращи различни области на дейност в областта на информатизацията на архивното дело, както и да се създадат правилници и дългосрочен планвърху изпълнението му. Разработчиците подчертаха ключови моменти, които трябва да се вземат предвид при изготвянето на регулаторния документ.

1. Структурата и съдържанието на разработените и въведени в действие документи на международни и национални системи за стандартизация се определят от спецификата правна рамкастраната, откъдето произхождат. Следователно техният директен превод и използване в Руската федерация изискват балансиран подход.

2. Необходимо е да се създадат повече от един нормативен документрегламентиращи въпросите на цифровизацията, а набор от разпоредби, описващи изискванията за всички етапи и аспекти на този процес.

3. Структура и общо съдържаниетази регулаторна и методологична документация може да бъде изградена върху чуждестранни аналози, избрани от експерти в индустрията като примери, най-близки и най-адекватни Руски условия. В същото време вътрешните разработки трябва напълно да отразяват спецификата на всички процеси и аспекти на цифровизацията (включително изискванията за оборудване, персонал, процедури и управление на качеството), присъщи на Русия8.

Дигитализацията на документите е необходима мярка за организиране на бърз достъп до архивни документи. Наличността определено е

Този масив от документи ви позволява да създадете нов, удобен, научно полезен информационен ресурс - виртуален архив. Примери за такива виртуални хранилища могат да се видят на уебсайта на Руския държавен архив за литература и изкуство.

Виртуален архив на I.A. Бунин е ресурс с удобна класификация на представените документи и удобен за потребителя интерфейс. Документите са разделени на три групи: „Ръкописи“, „Изрезки от вестници и списания“, „Визуални материали“ и са сканирани копия на оригинали от колекциите на Руския държавен архив за литература и изкуство и Архива на руската чужбина в Лийдс9. . Разработчиците на проекта очертават ключовите точки за изпълнението на такива проекти: финансови въпроси, проблемът с фрагментацията на архивните документи и необходимостта от преговори с хранилища различни институциии дори държави, за да съберат необходимите материали и накрая да разрешат правни проблеми - тъй като електронното публикуване на материалите също се прилага авторско право. Ресурсът е положителен пример за изпълнението на проект за създаване на виртуален архив. Уебсайтът на Руския държавен архив за литература и изкуство също предлага отлични примери за електронно съхранение, като например ресурс, посветен на документи Отечествена война 1812 г. и Първата световна война.

Създателите на електронното хранилище, наречено „Обединеният виртуален архив на Осип Манделщам“, са Оксфордският университет и Обществото на Манделщам. Разработчиците на проекта си поставиха за цел да идентифицират, опишат и публикуват в Интернет всичко или колкото е възможно повече голям бройоцелели творчески и биографични материали на Осип Манделщам, независимо от тяхното физическо местоположение10. В същото време проектът обединява ръкописи, преписи на текстове, както и коментари към тях.

Търсенето на документи е най-важният етап при създаването на този тип проекти. Този процес се усложнява от факта, че някои от познатите и въведени досега колекции може вече да не съществуват. След като бяха пуснати в продажба през 90-те години, те смениха собствениците, дори чиито имена не винаги могат да бъдат установени. В други случаи собствениците не могат да открият определени автографи или документи. Това се обяснява напълно с факта, че комплектуването на архивно-ръкописни фондове с документи

фигури на руската диаспора се осъществяваше главно чрез дарения и не беше систематично11. Разработчиците отбелязват, че същото се случва с държавни архиви. Така в продължение на няколко години Националният архив на Франция не можеше да намери зрелостните документи на O.E. Манделщам (те са преоткрити през април 2008 г.)12.

Важно е да се отбележи, че виртуалният архив на O.E. Манделщам не само представлява успешен пример за изпълнение на такъв проект, но също така, благодарение на подробното описание на процеса на създаване на такъв архив на уебсайта, представлява уникален наръчник за обучениеза продължители и изследователи на процеса на дигитализация.

Анализ на реализираните Руски проектиотносно създаването на виртуални хранилища на исторически материали подчертава проблема с разпокъсаността на документите и сложността на тяхното търсене. Ето защо, когато се изготвя проект, е важно да се акцентира върху възможното сътрудничество с чуждестранни архиви.

По този начин нараства ролята на съвместната работа и съвместните проекти за създаване на единно виртуално поле за съхранение на материали по една и съща тема.

При дигитализиране е необходимо да се обърне внимание на процеса на подбор на документи за преобразуването им в цифров вид, както и на избора на висококачествено сканиращо оборудване, за да се осигури безопасен процес на дигитализация на оригиналите. Въпреки това, на в моментаЕдин от най-сериозните въпроси в тази тема остава необходимостта от регламентиране на процеса на дигитализация (включително подробно описание на процеса на вземане на проби от материали и консолидиране на терминологичната база). Без подходящ, законово установен стандарт, процесът на създаване на виртуален архив остава трудоемък и непостижим за повечето изследователи.

Бележки

Методически препоръки за електронно копиране на архивни документи и управление на получения информационен масив. [Електронен ресурс] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-2.shtml (дата на достъп: 13.05.2016 г.). Характеристики на цифровизацията на документи в съвременни архиви. [Електронен ресурс] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (дата на достъп: 13.05.2016 г.).

Юмашева Ю.Ю. Архивите и „надпреварата в цифровото оръжие” // Историческа информатика. 2013. № 3. С. 93.

ISO - Международна организацияпо стандартизация. Разработчик и издател международни стандарти. [Електронен ресурс] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (дата на достъп: 13.05.2016 г.).

Доклад за изследователска работа по тема 2.2.4 „Разработване на проект на индустриален стандарт за създаване на електронни копия на архивни документи“, План за научноизследователска и развойна работа, извършена въз основа на държавното задание на Федералната агенция за архиви за 2014 г. № 89 от 26 декември 2013 г. (първи етап) „Проучване и анализ на чужда нормативна и методическа документация, регламентираща въпросите на цифровизацията на архивни документи” / Ю.Ю. Юмашева. М.: ВНИИДАД, 2012. С. 84-163. Точно там. стр. 20.

Обединен електронен архив на Иван Бунин. [Електронен ресурс] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (дата на достъп: 13.05.2016 г.). Обединен виртуален архив на Осип Манделщам. [Електронен ресурс] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (дата на достъп: 13.05.2016 г.).

Попов А.В. Руска чужбина и архиви: Документи на руската емиграция в архивите на Москва: проблеми на идентификацията, придобиването, описанието и използването (Материали по историята на руската политическа емиграция. Брой 4). М.: Руски държавен хуманитарен университет, 1998. С. 150-151.

Обединен виртуален архив на Осип Манделщам.

В момента дигитализацията на документи се превръща в много популярна услуга, предлагана от архивните компании. В света на съвременните информационни технологии почти никоя организация не може без електронен архив.

Електронен архив и дигитализация

Електронните архиви на документацията значително спестяват време на служителите, тъй като благодарение на дигиталните архиви документите винаги ще бъдат под ръка за всеки заинтересован специалист от компанията. По пътя към създаването на електронен архив или база данни дигитализирането на документи е първата стъпка.

Специално оборудване за дигитализация

Изглежда, че няма нищо сложно в процеса на дигитализиране на документи, но това не е съвсем вярно, за да дигитализирате повечето хартиени архивни документи, е необходимо специално оборудване - така наречените индустриални скенери. Освен това, по предлаганата услуга „дигитализация на документи”. архивни организации, разбира се не само самият процес на сканиране.

Обработка на документи

Обработка на документи при дигитализация и др допълнителни действия. Това е преди всичко очертаването на документи преди процеса на дигитализация и последващото им съшиване. Както и сверяване на дигитализирани документи с оригинали.

Най-важните етапи от обработката на документи

• Сканиране на документи;
• Въвеждане на информация в системата за съхранение.

Подробности за дигитализация на документи

Говорейки за цифровизация на документи, трябва да се обърне специално внимание на съпоставянето на електронни копия и хартиени оригинали. Освен, че това е изключително трудоемък процес, в повечето случаи изисква специални умения. Много хартиени документи имат някакви повреди, гънки и огъвания, отпечатаните знаци са изтрити, а ръкописните букви трудно се разпознават от компютърни програми.

Необходимо е да се проверят документи

Особено важно е да проверявате внимателно оригиналите и копията. проектна документация, който използва голям брой специални знаци и символи (трябва да се отбележи, че цифровизацията на проектните документи е най-сложният процес, тъй като проектните документи са предимно неформатирани).

Не може без ръчна работа

След дигитализиране на документи и извършване на съгласуване, всички неточности и разлики между хартиени оригинали и цифрови копия се отстраняват ръчно. Така можем да направим следния извод: като се има предвид сложността на процеса, най-добре е да поверите цифровизацията на документи на професионалисти.

IN последните годиниуслугите за дигитализация на документи стават много популярни за по-голямата част от компаниите. почти всичко модерни организациив една или друга степен са усвоили информационни технологиии не могат да си представят работата си без използването на персонални компютри. Днес шаблоните на документи първо се създават на компютър и след това се отпечатват. Въпреки това юридическа силаимат документи с подписи и печати и отново трябва да бъдат преобразувани в цифрова форма чрез работа по дигитализация на документи.

Ето защо е необходима цифровизация на документите.

Често трябва да се обърнете към архивна документация, така че много компании предпочитат да имат електронни копия на всички хартиени документи на своята компания. Дигитализацията на хартиените документи може да улесни живота не само на мениджъри, счетоводители, икономисти и секретари, но и на представители на технически и творчески професии: дизайнери и модни дизайнери, строители и архитекти, инженери и дизайнери, както и много други професионалисти. Процесът на дигитализация на архивни документи, съдържащи различни диаграми, чертежи, формули, рисунки и снимки, е по-трудоемък и изисква участието на квалифицирани специалисти с богат опит в дигитализацията на документи.

На какво трябва да обърнете внимание при дигитализиране на документи:

Професионално оборудване

Дигитализирането на сложни документи изисква професионално оборудване с голям брой технически възможности. След дигитализацията специалистът проверява документите и електронно копие, работи се по компютърно разпознаване на текста на документа и се коригират евентуални грешки.

Възможна ръчна работа

При дигитализиране на документи не можете да правите без ръчен труд, необходим за:

• подготовка на документи за сканиране: премахване на кламери, файлове и други крепежни елементи;
• ръчно сканиране на документи;
• обратно опаковане на документи в папки;
• при въвеждане на информация в системата;
• проверка на въведената информация.

Софтуер

Правилно подбраният софтуер може значително да опрости и ускори решаването на задачите по дигитализация на документи.

Опит и бързина на работа

Фирма Капитал Архивист има дългогодишен опит в дигитализиране на хартиени документи и гарантира напълно за това. Че всичко ще бъде завършено в срок и на най-добра цена.