Номериране на заповеди в управлението на персонала. Възможно ли е да посочите регистрационния номер на поръчка с дроб? Възможно ли е да се номерират заповедите за персонал с помощта на дроб?

По този начин номерирането на изходящите писма се допълва с кода на отдела, който е инициирал документа. За да избегнете объркване с определението за административен документ заповеди по персоналаномерирани с присвояване на индекс K (персонал) или LS (съгласно персонал), номерът на поръчката обикновено се допълва с буквата R. Когато се получи заявка за търсене на документ, секретарят лесно може да разбере в кой файл (папка) да го търси по номер или по-точно по допълнително присвоен индекс, например: № 26-р - в поръчки; № 26-l - в заповеди по личния състав; № 26-опер – сред протоколите от оперативни съвещания. Чрез добавяне на серийния номер на получения документ с буквата F (факс) или E ( електронна поща) можете да разрешите проблема с отчитането на метода за доставка на писма до вашата организация, без да увеличавате регистрационните формуляри (списания). Регистрацията на документи се основава на следните основни правила.

внимание

Как да се регистрирам изходящ документв специална програма, заобикаляйки списанието, се казва във видеото. Срок на годност? Типичният срок на съхранение на дневника на изходящите документи е 3 години, след което назначена със заповед на ръководителя експертно-проверъчна комисия (ЕПК) извършва проверка на стойността на документите. По решение на тази комисия документите, които нямат стойност, подлежат на унищожаване със съставяне на съответен акт.

Как да попълня? Веднага трябва да се каже, че не трябва да търсите примерен дневник на изходящи документи, тъй като единни изискванияне съществува за попълване. Всички правила за поддържане на дневник са продиктувани от логиката и удобството на записване на документи, както и от някои специфични характеристики на организацията. На първо място, заслужава да се споменат онези изходящи документи, които не изискват регистрация.

Информацията за регистрацията на изходящи документи също се въвежда в дневника, но за изходящи документи. Да дадем приблизителна форматакова списание. № N и дата на изходящия документ До кого е адресиран документът Кратко съдържание Подписано от Бележка за изпълнение N на делото, в което е заведен документът … … … … … … … 12 N 01-16 от 23.01.2012 г. До директор на LLC "Плюс" Москва За участието на адвокатите на компанията в конференцията Директор Изпратено по пощата 03 Регистрираните изходящи документи трябва да бъдат изпратени по пощата или по друг начин за комуникация.
Автоматизирана регистрация Документите могат да се регистрират с помощта на специален софтуер, който е инсталиран на персонален компютър. При такава регистрация информацията за документа се въвежда в електронен регистрационно-контролен картон, който се съхранява в базата данни.

Регистрация на документи във въпроси и отговори
Журнал за регистрация на изходящи документи: закупуване и стартиране на поддръжка
Регистрация на документи
Възможно ли е да се регистрират букви с дроб?

Регистрация на документи във въпроси и отговори Документите, получени от компанията на хартиен носител, преминават първична обработка, предварителен преглед, регистрация, преглед от ръководството и предаване на изпълнителите. Пликовете с документи се отварят (с изключение на пликовете с надпис „Лично“) и върху всеки документ, получен от организацията, се поставя знак, указващ получаването на документа.

Регистрация на изходящи документи

Информация

Как да ги регистрирам? Получените електронни документи могат да се регистрират директно в системата електронен документооборот. За целта за всяко получено писмо се създава отделна регистрационна и контролна карта. Когато регистрирате входящ електронен документ, трябва да проверите подробностите за писмото, наличието на прикачени файлове и прикачени файлове, посочени от автора.

Оригиналите на входящите електронни документи трябва да се изпращат с придружително писмо към файла. При необходимост документите, получени по имейл, могат да бъдат отпечатани на хартия. Изходящи документи Документите, създадени в организацията, трябва да бъдат регистрирани в деня, в който са подписани или одобрени.

Възможно ли е да посочите регистрационния номер на поръчка с дроб?

Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). Регистрация на документи С помощта на падащи списъци по правило се попълват данни (полета):

вид документ - тъй като броят на видовете документи е ограничен;
автор на резолюцията - списък на ръководните служители на организацията;
структурно звено - списък на структурните звена;
изпълнители - по правило това поле се състои от две части - наименование (и/или индекс) на структурното звено и фамилия и инициали на изпълнителя;
Номер на делото - свързано с номенклатурата на делата на организацията;
свързани документи - тези данни установяват връзка между регистрирания документ и други (например документ за отговор е свързан с инициативен документ).

С помощта на попълнения списък се попълват данните (полето) „кореспондент“.

Регистрация на входящи документи

В институцията заповедите и указанията се регистрират с минала дата и номер, разделени с дроб (например 15/1, 15/2). Как да обясним, че това е недопустимо? В чл. 4 Граждански кодекс руска федерацияясно е посочено, че актовете гражданско законодателствонямат обратно действие, никакви административни актовеважат за отношенията, възникнали след влизането им в сила. Съгласно клауза 3.11 R GOST 6.30-2003, датата на документа е датата на неговото подписване.
Документът не може да влезе в сила преди тази дата. Представете си, че след известно време стане известен някакъв негативен факт за периода от 1 до 10 юни, който води до съответните последици (наказание) за лицето, което е назначено за отговорно.

4 основни правила за попълване на дневника на изходящите документи

Ако има нужда да запишете начина на получаване на документ в офиса, по-удобно е или да въведете идентификационен код във „входящия“ номер на регистрация (F - факс, EP - електронна поща) или да добавите съответната колона към регистрационния дневник (база), където посочвате начина на доставка. Друг е въпросът дали организацията е длъжна да отговаря на факс или електронен документ, като се има предвид, че у нас традиционно значението на документа се придава от „живия“ подпис на автора, а редица искания (за лични данни, за движение на средства по сметката на данъкоплатеца) са напълно невалиден без “жив” печат. Но този въпрос е извън правомощията на секретаря.

1. Допустимо ли е да се регистрират заповеди след вече настъпило събитие, например заповед за назначаване на отговорник от 01.06.2012 г. да се регистрира на 10.06.2012 г.? 2.

важно

Служебните бележки и доклади могат да бъдат регистрирани на мястото на публикуване (в структурна единица) или централизирано при секретаря. Изборът на метод за регистрация зависи от структурата на организацията и трябва да бъде посочен в инструкциите за управление на офиса. Регистрация на входящи документи Самият регистрационен дневник обикновено има следните колони (колони):

номер на изходящия документ;
дата;
получател (адресат);
резюме;
изпълнител;
бележка.

От тези колони ще се изискват номер, дата и получател. РезюмеУдобно е да имате, така че да не е необходимо да взимате папка с документи всеки път в търсене на едно писмо. Изпълнителят е посочен от големи организации, но ако има само един предприемач, тогава естествено тази колона ще бъде. излишен.

Възможно ли е да се регистрират букви с дроб?

В съответствие с параграф 3.2.1.3 Държавно устройство документална поддръжкауправление (GSDOU), одобрено със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. Обичайно е да се регистрират отделно заповеди за персонала и заповеди за основните дейности на компанията. Вътрешните бележки, създадени от структурните подразделения на компанията, като правило се регистрират в отделите за авторство. Ако е необходимо да се изпратят такива документи „на външния свят“, за тях се изготвя придружително писмо и се предава за регистрация и изпращане.
Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документите на всяка от тези организации.
Клауза 3.4.9 Методически препоръкиотносно разработването на инструкции за работа в офиса федерални органиизпълнителната власт, одобрена със заповед на Федералния архив от 23 декември 2009 г. № 76, предвижда установяването в инструкциите за деловодна работа на мястото и начина на регистриране на вътрешна информация и справочни документи (доклади, официални, аналитични бележки, сертификати и др.), процедурата за прехвърляне на документи между структурни подразделения. Служебните бележки и доклади могат да се регистрират на мястото на публикуване (в структурно звено) или централно при секретаря. Изборът на метод за регистрация зависи от структурата на организацията и трябва да бъде посочен в инструкциите за управление на офиса.

възможно ли е регистрационен номеробозначавайте поръчки с помощта на дроб, ако е необходимо със задна датавмъкнете поръчка между вече регистрирани поръчки, например: поръчка от 03.03.2012 г. № 1, следващата 05.05.2012 г. № 2, като между тях трябва да вмъкнете поръчка от 04.03.2012 г. № 1/1?

отговор

Мисля, че отговорът ви е ясен: според правилата на деловодството и въобще според правилата управленски дейностиНе можеш да направиш това. В случая въпросът дори не е за регистрационния номер на заповедта, а за нейната дата. Както знаете, датата на документа трябва да съответства на датата на подписването му или на датата на събитието, записано в документа (това се отнася например за протоколи от заседания, чиято дата трябва да съответства на датата на събитие, а не датата на съставяне на протокола). За поръчките важи първото правило: датата на поръчката е датата на нейното подписване.

Ако заповедта е регистрирана, както е дадено във вашия въпрос от 04.03.2012 г. № 1/1, това означава, че всъщност поръчката се е появила по-късно от заповедта от 05.05.2012 г. № 2, защото ако това беше не е така, тогава щеше да го регистрираш за №3 със съответната дата - 05.05.2012 или по-късно.

Разбира се, има ситуации, когато по някаква причина те забравят или нямат време да издадат поръчка навреме, така че на практика има поръчки с числа, разделени с дроб или с допълнителна буква (например 12а), но това винаги показва, че действителната дата на подготовка е друга. Мисля, че ако има изпитание, през който ще се появи такава заповед, всеки съд ще обърне внимание на това.

GOST R ISO 15489-1-2007 „Система от стандарти за информация, библиотечна и издателска дейност. Управление на документи. Общи изисквания» установява изисквания към документите. В съответствие с този стандарт документът трябва да бъде автентичен, надежден, пълен и годен за използване. Според стандарта: „един документ е автентичен, ако:

а) спазва установените правила;

б) е създадено или изпратено от упълномощено за това лице;

в) е създаден или изпратен в посочения в документа час(подчертаването е мое – В.Я.).

За да гарантират автентичността на документите, организациите трябва да прилагат и документират политики и процедури за контрол върху създаването(курсивът мой - В.Я.), получаване, прехвърляне, съхранение и подбор (оттегляне) на документи и по този начин да се гарантира, че създателите на документите са упълномощени да правят това и могат да бъдат идентифицирани, както и че документите са защитени от неоторизирано добавяне, изтриване, модифициране, използване и укриване (класифициране)...

Достоверен документ е този, чието съдържание може да се счита за пълно и точно представяне на транзакциите, дейностите или фактите, които се проверяват и на който може да се разчита при последващи транзакции или последващи дейности. Документите трябва да бъдат създадени по време или непосредствено след транзакцията или ситуацията, за която се отнасят, от лица, които имат разумни познания за фактите, или със средства, обичайно използвани в хода на бизнеса при извършване на транзакцията.

От този фрагмент от стандарта следва, че регистрацията на документи „със задна дата“ е грубо нарушение на правилата за документиране.

Как трябва да се действа в ситуацията, ако например заповедта не е издадена навреме? Нека бъде публикувано по-късно от необходимото, напр. нормативни документиили самата ситуация, но с подходяща клауза в текста, ако е възможно.

Например, наели сте човек, сключили сте договор, но не сте издали навреме заповедта за наемане. Веднага след като се открие това нарушение, трябва да се издаде заповед, в текста на която се посочва датата на наемане на служителя. Началната дата на работа и датата на издаване на заповедта ще се разминават, може би с повече от три дни, както позволява Кодексът на труда, но така ще бъде по-правилно и заповедта като документ ще има правно значение, въпреки че ще сочат, че от страна на работодателя по някаква причина са нарушени установените временни норми за издаване на документа.

Според Кодекс на трудаРуската федерация, работодателят трябва да запознае служителя със заповедта за приемане срещу подпис в рамките на три дни от датата на започване на работа. Следователно заповедта за прием може да бъде издадена в рамките на тези три дни.

Възможно ли е да номерирате поръчки по персонал и общо предназначениепонякога чрез дроб, т. к Има ли случаи, когато се налага въвеждане на поръчка в по-ранен период? Възможно ли е или необходимо ли е да се регистрира това някъде? Има ли нарушение в това?

Наталия Чекалова отговаря,експерт

Законодателството позволява номериране чрез дроби. Например, можете да добавите чрез дроб символструктурна единица. По-добре е да фиксирате реда на номериране в инструкциите за управление на досиетата на персонала. Въпреки това, отговорност за неправилно номериране документи за персоналане е предоставено.

Как да регистрирате документи, получени от службата за персонал

<...>

Списъкът на регистрираните и нерегистрираните документи може да бъде фиксиран във вътрешните документи на организацията, например в инструкциите за управление на досиетата на персонала.*

<...>

Когато документите се регистрират, те се индексират. Тоест всеки документ трябва да има определен номер и символ (индекс).* Индексите са необходими при търсене, записване и систематизиране на документи. Регистрационният индекс не се повтаря през годината.

Регистрационният индекс се състои от:

поредния номер на документа в определен масив (например заповеди за основна дейност и за персонала, договори, инструкции и др. се номерират отделно);
символ на структурна единица (структурната единица може да има както буквен индекс – „к”, „ок”, „о/к”, така и цифров индекс).

Например, заповедта за наемане на служител може да има номер 134-k, където 134 е серийният номер на документа, а "k" е обозначението на структурната единица.

Освен това регистрационният индекс често включва номера на делото по номенклатурата. В отговор на писмо данните за индекса се подреждат в обратен ред: например в номер 08-11/144 първият е цифровият индекс на структурната единица - 08, след това, разделен с тире, делото номер по номенклатурата - 11, от който поредният номер на документа е отделен с наклонена черта - 144.

Такива правила са установени в

Организацията номерира поръчки от началото на годината. Ако има нужда от издаване на поръчка, но няма свободен номер на поръчка. Можете ли да използвате дроб? Например 198/1.

отговор

Отговор на въпроса:

Този въпрос не е уреден в закона.

При регистрация на всеки документ трябва да се присвои определен номер и символ (индекс).

В същото време системата за регистриране на документи, включително поръчки, се разработва от самата организация и е заложена в местен регулаторен акт, например Инструкции за водене на записи.

по този начин действащото законодателствоне забранява номерирането на заповедите за персонал с дроб. Въпреки това, когато се извършва проверка за съответствие трудовото законодателствоили в случай на конфликт със служител и съдебни производстваномерирането на заповеди чрез дроб може да стане доказателство, че заповедта е издадена със задна дата. И следователно такава заповед може да бъде фалшифицирана от работодателя, за да се прикрие нарушение на трудовото законодателство.

Въз основа на горното, за да избегнете проблеми с регулаторните органи и конфликти със служителите, номерирайте поръчките за персонал с дроб не се препоръчва .

Подробности в материалите на Системата за персонал:

1. Отговор: Как да индексирате (номерирате) документи, получени от отдела за персонал

Нина Ковязина, зам.-директор на отдела медицинско образованиеи кадрова политика в здравеопазването на руското министерство на здравеопазването

Регистрационният индекс се състои от:

поредния номер на документа в определен масив (например заповеди за основна дейност и за персонала, договори, инструкции и др. се номерират отделно);
символ на структурна единица (структурната единица може да има както буквен индекс – „к”, „ок”, „о/к”, така и цифров индекс).

Освен това регистрационният индекс често включва номера на делото. В отговор на писмо данните за индекса се подреждат в обратен ред: например в номер 08-11/144 първият е цифровият индекс на структурната единица - 08, след това, разделен с тире, делото номер по номенклатурата - 11, от който поредният номер на документа е отделен с наклонена черта - 144.

Такива правила са установени в параграф 3.2.1.1 от Държавната бюджетна образователна институция, одобрена със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33.

С уважение и пожелания за комфортна работа, Юлия Месхия,

Експерт по HR система

- В нашата организация всички писма се регистрират от изпълнителите в дневника независимо, т.е. всеки изпълнител, който подготвя писма, може самостоятелно да регистрира изходящия документ в отсъствието на секретар. Възможна ли е регистрация без знанието на секретаря и служителите на предприятието имат ли право на безплатен достъп до регистрационните дневници? Възможно ли е да конвертирате бордовия дневник в електронен вид (например във формат Excel) и изобщо да не използвате традиционния хартиен дневник?
- 1. Нашият отдел регистрира преминаването на всеки постъпващ в отдела документ, вкл. вътрешни – служебни, бележки. Ръководителят на отдел "Човешки ресурси" смята, че по този начин увеличаваме документооборота, тъй като вътрешните документи не подлежат на регистрация. Има ли нормативен акт, който гласи, че такива документи трябва да бъдат регистрирани?
- 2. В нашата организация не регистрираме малък документооборот и вътрешни документи. Всички обяснителни, бележки и служебни бележки се съхраняват в папки от ръководителите на структурни подразделения. това правилно ли е Ако трябва да бъдат регистрирани, кой трябва да го направи (всеки отдел или секретар)? В този случай документите в един дневник ли трябва да се записват или в няколко?

Поръчков номер с дроб

Моля, кажете ми, възможно ли е да поставите номера на поръчката с дроб?

Например има Заповед № 32, може ли да се състави Заповед № 32/1?

По-добре е с писмо, например № 32а

Какво имаш предвид, същото съдържание?

Е, например, те са били наети или изпратени в командировка, т.е. съдържанието е същото

Число, разделено с дроб, не е препоръчително, нали?

Обикновено номерът на поръчката с дроб се предлага от самата програма 1C, ако например изпратите няколко души в командировка с една поръчка и изберете формуляра T9 за печат. Тогава за всеки служител ще има отделна заповед с номер 32/1, 32/2 и т.н. Можете да го отпечатате във формуляра T9a, тогава всички служители, изпратени в командировка, ще бъдат в една таблица.

Обикновено се поставя номер с буква, ако поръчката трябва да се изпълни със задна дата, а следващият по ред номер вече е зает.

Това е сигурно, ние сами го използваме, въпреки че знаем, че е невъзможно, но има безнадеждни ситуации.

Но интересно как реагират на това контролните и надзорните органи?

Моля, който има опит с този проблем, да сподели.

започват да обръщат допълнително внимание на това и да питат защо е така 😉

тези. ако са изпълнили такава поръчка, нека всичко останало в документите по този въпрос е изрядно, тогава няма да намерят вина, но ще гледат много внимателно всичко останало :)

Това е ваше право. Няма документи, регламентиращи номерирането на вашата документация. Основното, както е написала Nadinka, е всичко да е попълнено правилно (заявление, подписи и дати).

Винаги използвам дроби. Наистина няма какво да се прави. Ако не, тогава как?

Промени в номерацията на заповедите за персонала

здравей
моля помогнете

кажи..

моля помогнете
Какво да направите, ако номерацията на поръчките е неправилна? ..Какви са последствията, ако номерацията е неправилна?

Ситуация: Открих собствения си недостатък (регистрирах служител за работа - заповед и т.н. и едва тогава видях в трудовата книжка, че е необходимо да направя това и т.н. на непълно работно време - разгледах трудовата книжка по-късно поради липса на опит Сега разбрах, че трябва да формализирам работа на непълно работно време, уволнение и след това наемане за основната дейност). Сега трябва да издадем заповед по отношение на персонала... и това трябва да стане със задна дата. Повторното извършване на цялата номерация не е опция, тъй като една от тях вече фигурира в трудовата книжка.
кажи..

Цитат (Анастасия): Здравейте!
моля помогнете
Какво да направите, ако номерацията на поръчките е неправилна? ..Какви са последствията, ако номерацията е неправилна?

Все още не съм добавил нищо към TC.

Ще ви разкажа как се случи всичко от самото начало. генерален директор отвори LLC (наше) на 16-ти. Следователно, според цялата документация, той работи от 16-ти. Без да гледам Кодекса на труда го регистрирах веднага на 16-ти като по основната ми работа. Сега започвам да го попълвам трудова книжка— Видях, че е регистриран официално до 31-ви в друга организация. Ангажирах се да формализирам работа на непълно работно време, така че всичко да е наред.. Коригирайте грешките си.. И всички поръчки вече летят.. номерация.. Не знам какво да правя..
Все още не съм добавил нищо към TC.

Ще ви разкажа как се случи всичко от самото начало. генерален директор отвори LLC (наше) на 16-ти. Следователно, според цялата документация, той работи от 16-ти. Без да гледам Кодекса на труда го регистрирах веднага на 16-ти като по основната ми работа. Сега започнах да попълвам трудовата книжка - видях, че е регистриран официално до 31-ви в друга организация. Ангажирах се да формализирам работа на непълно работно време, така че всичко да е наред.. Коригирайте грешките си.. И всички поръчки вече летят.. номерация.. Не знам какво да правя..
Все още не съм добавил нищо към TC.

Възможно ли е в поръчките да се постави не непрекъсната номерация, а такава, състояща се от дата?

здравей Кажете ми, моля: могат ли поръчките за ОТ и ДО да бъдат номерирани не в непрекъснат ред, а по дата: например Заповед № 25/08-O от 25.08. 2015?

А номерирането от всяка година в рамките трябва ли да се започва наново или трябва да се продължи номерирането от предходната година?

добър ден

Редът на номериране на поръчките не е регламентиран.

На практика заповедите за основните дейности на организацията се характеризират с използването на цифрови индекси (номера), т.е. просто серийно номериране (1, 2, 3, 4, 5.), А за заповедите за персонала - буквено-цифрово номериране обикновено се използва: 1-k , или 1k, или 1 l/s и т.н. Всяка организация самостоятелно разработва свои собствени правила и система за регистрация на документи, които са залегнали в местните разпоредби.

Преди това беше възможно да се разчита на Стандартни инструкцииотносно деловодството във федералните изпълнителни органи, одобрен. Със заповед на Министерството на културата и масови комуникации RF от 8 ноември 2005 г. N 536, където се отбелязва, че поръчките са номерирани последователно в рамките на календарната година. Заповедите за основните дейности, персонала и инструкциите се номерират отделно. Този документ вече е станал невалиден и правно основаниене съществува за номериране. Въпреки това номерирането на документите във федералните изпълнителни органи продължава както преди.

Ако буквено-цифровото индексиране на поръчките е фиксирано в LNA, тогава трябва да номерирате и тези поръчки.

Как, например, номерирате заповеди за персонал (личен състав)?

Разбира се, номерът на поръчката се взема от 1C (и има серийното номериране на поръчките) и към него се добавя буквата „K“ или „L/S“.

Ако случаят е такъв, тогава е по-добре да номерирате заповедите за защита на труда (които също се отнасят до заповеди за основни дейности) по ред, а не по дата, така че организацията да има еднакво номериране на заповедите.

Регистрация на документи във въпроси и отговори

Регистрационният номер на документа е многофункционален реквизит. В допълнение към основното си предназначение - серийно номериране на документи, индексът на документи помага за решаването на различни проблеми. По окончателните серийни номера в края на годината можете да проследите увеличаването на обема на документните потоци, преминаващи през организацията и следователно през секретаря, което показва увеличаване на личната натовареност и може да стане основа за законови изискванияотносно промоцията заплатиили увеличаване на персонала на секретариата.

GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна системаорганизационна и разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи" позволява по преценка на организацията да допълва серийните регистрационни номера с идентификационни индекси (клауза 3.12), което помага за решаване на проблемите с бързото търсене на конкретен документ.

По този начин номерирането на изходящите писма се допълва с кода на отдела, който е инициирал документа. За да се избегне объркване с определението за административен документ, заповедите за персонала са номерирани с присвоен индекс ДО (персонал) или PM (по персонал), номерът на поръчката обикновено се допълва с буквата Р .

Когато се получи заявка за търсене на документ, секретарят лесно може да разбере в кой файл (папка) да го търси по номер или по-точно по допълнително зададен индекс, например:

№ 26-р- в поръчки;

№ 26-ls– в заповеди по личния състав;

№ 26-опер– сред протоколите от оперативни съвещания.

Чрез добавяне на поредния номер на получения документ с писмото Е (факс) или д (имейл) можете да разрешите проблема с отчитането на метода за доставяне на писмо до вашата организация, без да увеличавате регистрационните формуляри (списания).

Регистрацията на документи се основава на следните основни правила.

Единична регистрация.Документ в стените на една институция се регистрира веднъж (при създаване или получаване). Документът пътува от звено на звено под свой уникален номер, т.е. вътрешни разделенияСлед като получат документа, те го вземат предвид под първоначално зададения индекс, вместо да присвояват нов. Това правило важи и за двете административна документация, и за служебна кореспонденция.

Навременна регистрация.Съгласно клауза 16 от Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477 (с измененията на 7 септември 2011 г.), се извършва регистрация на получените документи в деня на получаване, създадените - в деня на подписване или одобрение или на следващия работен ден. Такива изисквания се обосновават с факта, че забавянето на документ на етапа на регистрация намалява времето за реално изпълнение до определения краен срок. Такова забавяне може да доведе до последствия за служителите или дори за цялата институция, независимо от формата на собственост, негативни последици. Процедурата и сроковете за регистрация трябва да бъдат отразени в инструкциите за управление на офиса за конкретна компания.

Разделяне на регистрационните записи.Всеки вид документ има своя отделна регистрация. По този начин в отделни регистрационни форми се взема предвид следното:
входяща кореспонденция (входящи документи);
изходящи документи;
вътрешни бележки;
поръчки за основна дейност;
заповеди по персонала;
поръчки;
протоколи от съвета на директорите;
протоколи от планови срещи (оперативни) и др.

Регистрацията се извършва в рамките на календарната година.Всяка година на 1 януари номерацията на почти всички видове документи (заповеди, входящи и изходящи писма, протоколи и др.) се нулира. Изключение прави описът на файловете за постоянно съхранение. Тези описи имат един номер и непрекъснато номериране на позициите през целия живот на организацията.

Пълнота на отразяване на информацията за документа по време на регистрация.При въвеждане на регистрационните данни в дневника (базата данни) се посочва цялата информация, налична в документа: индекс, дата, връзка към номера и дата на искането, име на адресата/кореспондента, както и съдържанието му също се посочва в възможно най-подробно. В допълнение към традиционно записваната информация, счетоводните формуляри трябва да бъдат допълнени с колони, които да отразяват допълнителна информация, най-често изисквана от служители или клиенти (например метод на изпращане). Списъкът с характеристиките, които се вземат предвид, трябва да бъде посочен в инструкциите за работа в офиса.

Еднаквост на регистрационното счетоводство, независимо от неговата форма или формата на получаване (създаване) на документа.

Счетоводството на документи в организацията следва същите правила, независимо от приетата форма на регистрация: на ръка в дневник, в Excel или с помощта на специализирана програма за електронно управление на документи. Нека разгледаме няколкоконкретни примери

свързани с регистрацията на документи.

Трябва ли да се флашват регистрационните файлове на входящата и изходящата поща? Фърмуерът на документи е един от атрибутите на регистрацията на документистрога отчетност и/или документи за постоянно съхранение. Дневниците на входящата и изходящата кореспонденция не попадат в категорията на стриктна отчетност и срокът им на съхранение е 5 години. Освен това регистрационният дневник може да се съхраняваелектронен формуляр . Така светкавицатози тип

не са необходими регистрационни файлове.

Трябва ли да регистрирам писма, изпратени по факс? Регистрират ли се съобщенията, получени по имейл? Необходимо е да се прави разлика между видовете документи и методите за тяхното предаване: правилата за регистрация се прилагат еднакво за писма, получени по факс, електронна поща, доставени по куриер или получени от "обратна връзка

» от официалния сайт на организацията. Е Не винаги е препоръчително да се създават отделни регистрационни формуляри за записване на документи, получени от офиса по нестандартен начин. Ако има нужда да запишете начина на получаване на документ в офиса, по-удобно е или да въведете идентификационен код във „входящия“ номер на регистрация ( – факс, ЕП

Друг е въпросът дали една организация е длъжна да отговори на факсимилен или електронен документ, при положение, че у нас на документа традиционно се придава значение на „живия” подпис на автора, както и редица искания (за лични данни, за движение на средства по сметката на данъкоплатеца) са напълно невалидни без „жив“ подпис » печат. Но този въпрос е извън правомощията на секретаря.

1. Допустимо ли е да се регистрират заповеди след вече настъпило събитие, например заповед за назначаване на отговорник от 01.06.2012 г. да се регистрира на 10.06.2012 г.?

2. В институцията заповедите и указанията се регистрират с минала дата и номер, разделени с дроб (например 15/1, 15/2). Как да обясним, че това е недопустимо?

В чл. 4 от Гражданския кодекс на Руската федерация ясно посочва, че актовете на гражданското законодателство нямат обратна сила; всички административни актове се прилагат към отношения, възникнали след влизането им в сила.

Съгласно клауза 3.11 R GOST 6.30-2003, датата на документа е датата на неговото подписване. Документът не може да влезе в сила преди тази дата. Представете си, че след известно време стане известен някакъв негативен факт за периода от 1 до 10 юни, който води до съответните последици (наказание) за лицето, което е назначено за отговорно. Как един служител може да докаже своята невинност? Освен това, как би могъл да предотврати настъпването на този факт или да изпълни навреме поръчка, която никой не му е дал тогава?

При никакви обстоятелства не трябва да възлагате каквато и да е отговорност на служител или да му възлагате да изпълнява задача със задна дата.

Какви регулаторни документи регулират регистрацията на вътрешни заповеди за организация? Може ли номера на поръчката да се даде по дата, например No 30/08?

Днес законодателят не е установил строги правила за присвояване на регистрационни номера на вътрешни документи. Всяка компания има право да приеме всякакви форми на регистрация, като ги осигури в собствените си инструкции за управление на офиса.

Заедно с това GOST R 6.30-2003 препоръчва използването серийни номера, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на делата по номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнители и др.

Традиционно поръчките на една организация се разделят на две основни групи: по основна дейност и по персонал. Регистрацията на поръчките се извършва отделно за всяка група с брутна номерация в рамките на календарната година. За да се избегне объркване и дублиране, е обичайно да се допълват номерата на заповедите за персонал с буквата ДО (персонал) или PM (по персонал).

Трябва да се отбележи, че правилата в областта на офис работата не са възникнали внезапно: всяко от тях е усъвършенствано през годините чрез проба и грешка. Днес спазване прости правила, еднакво подходящ за малки компании и големи холдинги, позволява на секретаря да преминава от организация в организация без загуба на професионализъм, както и на самото предприятие да се развива без допълнителни разходи за радикално форматиране на стандартни процеси на документация.

Предлаганата опция за номериране на поръчки (по дата) има значителен недостатък– не е подходящ за фирма, в която могат да се издават повече от една поръчка на ден. Къде е гаранцията, че едно малко експериментално предприятие утре няма да прерасне в голям производствен холдинг?

В нашата организация всички писма се регистрират от изпълнителите в дневника независимо, т.е. всеки изпълнител, който подготвя писма, може самостоятелно да регистрира изходящия документ в отсъствието на секретар. Възможна ли е регистрация без знанието на секретаря и служителите на предприятието имат ли право на безплатен достъп до регистрационните дневници? Възможно ли е да конвертирате бордовия дневник в електронен вид (например във формат Excel) и изобщо да не използвате традиционния хартиен дневник?

Организацията определя формата за регистрация (в бележник, Excel или EDMS) и процедурата за извършване на записи независимо. В същото време липсата на секретар на работното място не трябва да спира или забавя бизнес процесите. Днес децентрализираното поддържане на единна счетоводна база данни в електронен вид става все по-популярно. За да направят това, те използват споделена компютърна мрежа, което прави бордовия дневник публично достъпен. За да се избегне умишлено или случайно изкривяване на вече въведената информация, трябва да се осигури защита на данните, както и диференциран подход за предоставяне на права на достъп до базата данни на персонала: служителите, отговорни за деловодството на структурно звено, имат право да правят нови записи, докато другият персонал може да използва информацията само за преглед (търсене).

Отидете на електронни формиотчитането на документи отваря нови възможности в областта на офис работата, улеснявайки процеса на регистрация, както и значително намалява времето, прекарано от секретаря в търсене на информация за получения (изпратен) документ по заявка на колеги и клиенти.

Възможно ли е да се поддържат унифицирани дневници на входящата, изходящата и вътрешната документация на организацията (за всички структурни подразделения наведнъж) или всяко подразделение трябва да има свои собствени дневници?

За да се осигури ефективна търсачкаПрепоръчително е организацията да има единни счетоводни дневници за получената отвън кореспонденция, за изпратените документи, както и за вътрешните административни документи. Тези дневници записват факта на получаване, изпращане и публикуване на документи от организацията. Но трябва да организирате регистрацията на официални и бележки, като вземете предвид структурата на компанията: в големите организации структурните подразделения могат самостоятелно да водят дневник на тези документи, в малки фирмиТази отговорност може да бъде възложена на секретаря.

Но заедно с регистрацията организацията трябва да създаде записи за преминаването на всички тези документи между вътрешните структурни звена. Това счетоводство се постига по различни начини:

прехвърлянето на документи от единица на единица може да се извърши чрез услуга за поддръжка на документация, която записва следващия етап от живота на документа;
структурните звена могат самостоятелно да водят записи на преминаващите през тях документи;
Системата за електронен документооборот регистрира движението на документ в рамките на фирмата.

Необходимо е да се прави разлика между записването на документ и регистрирането му. По този начин документ, получен от трета организация, се регистрира с присвояване на входящ номер от секретар (упълномощен служител). След като получи такъв документ, служителят, отговорен за деловодството на структурното звено на организацията, въвежда информация за него в своя счетоводен дневник под номера, под който документът е влязъл в организацията.

1. Нашият отдел за измислици срегламентира преминаването на всеки постъпващ в отдела документ, вкл. вътрешни – служебни, бележки. Ръководителят на отдел "Човешки ресурси" смята, че по този начин увеличаваме документооборота, тъй като вътрешните документи не подлежат на регистрация. Има ли наредба, която гласи, че такива документи трябва да се регистрират?

2. В нашата организация не регистрираме малък документооборот и вътрешни документи. Всички обяснителни, бележки и служебни бележки се съхраняват в папки от ръководителите на структурни подразделения. това правилно ли е Ако трябва да бъдат регистрирани, кой трябва да го направи (всеки отдел или секретар)? В този случай документите в един дневник ли трябва да се записват или в няколко?

Обемът на документооборота е броят на документите, преминаващи през организация или нейно подразделение. В този случай се разграничават три основни потока:

входящи – документи, получени от трети лица;
изходящи – документи, създадени за изпращане извън организацията;
вътрешни - същите официални и бележки, изявления от служители, както и заповеди, протоколи, актове и др.

Регистрацията на документи взема предвид тези документи, но не засяга техния брой по никакъв начин. Независимо дали бележката е регистрирана или не, тя увеличава с 1 броя на създадените (постъпили за изпълнение) вътрешни документи. Клауза 3.4.9 от Методическите препоръки за разработване на инструкции за офис работа във федералните изпълнителни органи, одобрени със заповед на Федералния архив от 23 декември 2009 г. № 76, предвижда фиксиране в инструкциите за офис работа на мястото и метода за регистриране на вътрешна информация и справочни документи (доклади, официални, аналитични бележки, сертификати и др.), процедурата за прехвърляне на документи между структурни подразделения.

Служебните бележки и доклади могат да се регистрират на мястото на публикуване (в структурно звено) или централно при секретаря. Изборът на метод за регистрация зависи от структурата на организацията и трябва да бъде посочен в инструкциите за управление на офиса.

Друг е въпросът, че регистрацията на вътрешни документи може да забави обмена на документи между отделите и да натовари допълнително служителите на отдела, но това е по-добре от изискването на ръководителя на отдела за персонала да „има предвид“ информацията за всички бележкии бъдещата им съдба.

1. Месечните сметки пристигат в един плик. Как да ги регистрирам: всички сметки под един номер или всяка сметка трябва да има собствен регистрационен номер?

2. Какви документи се регистрират в службата за предучилищна образователна институция? Трябва ли да регистрирам счетоводни документи?

В офис работата има три автономни документопотока: общи документи, персонал и счетоводство. Областта на отговорност на секретаря включва общи документи, редът за работа с които се определя от инструкциите за работа в офиса.

Екстракция

(одобрено със заповед на Росархив от 23 декември 2009 г. № 76)

3.4.2. Рецепция и първична обработкавходящи документи

Документите, които не подлежат на регистрация, включват документи, които не изискват изпълнение и не съдържат информация, използвана за справочни цели, например: покани, поздравителни писма, телеграми, билети, планове, програми на семинари, конференции, симпозиуми и други подобни събития, документи за счетоводство, логистика, планирано, финансови документи, пристигащи без мотивационно писмо *, рекламни документи, търговски предложения, печатни издания, унифицирани формии формуляри на документи и др.

Преминаване (включително счетоводство) счетоводни документи(сметки, актове, платежни нареждания и др.) се регламентира Счетоводна политикаорганизация, разработена от главния счетоводител, и е от компетентността на счетоводния персонал.

Въпреки това, на практика често има случаи, когато секретар е обвинен в загуба на счетоводни сметки, актове и т.н. За да се избегнат конфликти, секретарите са принудени да водят записи на първичните счетоводни документи, получени по пощата. В същото време не е необходимо да се взема предвид отделно всяка фактура и акт, получени от една организация в един плик - достатъчно е просто да посочите името на тази организация и обща информацияотносно съдържанието на плика (вижте примера).

ПРИМЕР

Фрагмент от дневника на входящите документи

Възможно ли е да се регистрират поръчки с дроби?

Fedors Regular 8 декември 2011 г., 22:04

Lexandra Guru 9 декември 2011 г., 08:23

Служител по персонала Гост 9 декември 2011 г., 11:52

По принцип възможно. Всяка организация трябва да има свои вътрешни инструкции за водене на записи на персонала. В него може да се посочи редът на номериране.
Ако трезво оцените възможността за добавяне на дроби, тогава възниква въпросът: защо изобщо да номерирате поръчки с различни числа? Сложиха No1, после No1/1. и така до края на годината. Последната поръчка ще бъде № 1/100001.
От друга страна, всички сме живи хора и всички грешим. Случва се да издадете заповед със задна дата. Затова предлагам този вариант: всеки ден - нов номер и всички поръчки за този ден с дроби. Например на 2 декември всички поръчки с No 45, 45/1, 45/2 и т.н., 3 декември, 46, 46/1 и т.н. Но отново възниква въпросът: ами ако заповедите са били на 2 и 4 декември, а след това изведнъж се окаже, че заповедта трябва да бъде издадена със задна дата на 3 декември и какво да правим? И проявете креативност и изобретателност и персонализирайте документите така, че заповедта да влезе в сила на 3 декември, но да е с дата 2-ри.

Заповед на Министерството на труда на Русия от 28 декември 2017 г. № 888n ЗА ОДОБРЯВАНЕ НА СПИСЪКА НА ПОКАЗАНИЯТА И ПРОТИВОПОКАЗАНИЯТА ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ХОРА С УВРЕЖДАНИЯ С СРЕДСТВА ЗА ТЕХНИЧЕСКА РЕХАБИЛИТАЦИЯ В съответствие с подточка 5.2.107 от Наредбите за Министерството на труда и [ …]

КАКВО Е ВАЖНО ДА ЗНАЕТЕ ЗА НОВИЯ ЗАКОН ЗА ПЕНСИИТЕ Абонамент за новини На посочения от Вас e-mail е изпратено писмо за потвърждение на абонамента Ви. 01 април 2016 г. Държавните пенсионни пенсии ще се увеличат с 4 процента от април […]

Искът срещу работодателя може да бъде предявен по местоживеене, независимо от договорната юрисдикция. Организацията подаде молба до съда […]

Патент за индивидуални предприемачи в Башкирия от 29 октомври 2012 г. N 592-з ЗА ПАТЕНТНАТА СИСТЕМА ЗА ДАНЪЧНО ОБЛАГАНЕ В РЕПУБЛИКА БАШКОРТОСТАН Приет от Държавното събрание - Курултай на Република Башкортостан на 24 октомври 2012 г.