Електронен документооборот Ефрат. Видове EDMS – Euphrates system, Delo, DocsVision, Directum. Допълнителни модули на системата Ефрат

Бързото развитие на информационните и комуникационните технологии, цялостното развитие и разширяване на телекомуникационните мрежи в нашата република, интегрирането й в глобалното информационно пространство поставят важни и неотложни задачи пред националните телекомуникационни оператори за въвеждане на съвременни комуникационни услуги във всички сектори на икономиката.

Значението и уместността на текущите трансформации в телекомуникационния сектор на републиката е предпоставка и жизненоважна необходимост за прехода на комуникационно предприятие към съвременни методи за управление на производствения процес, които отговарят на международните стандарти. Един от съвременните инструменти за управление на предприятието са системите електронен документооборот, по-специално системата EUFRAT-Document Flow, която беше внедрена в СП CHIRCOM.
JV "CHIRKOM" е предприятие, предоставящо телекомуникационни услуги и услуги за интернет връзка в град Чирчик и Ташкентска област. За първи път в Узбекистан „ЧИРКОМ” представи най-модерните телекомуникационни средства по световните стандарти.
В резултат на цифровизацията и модернизацията на мрежата, както и благодарение на работата на специалистите от СП "ЧИРКОМ", на населението е осигурена с най-съвременни средствателекомуникации.
Въпреки факта, че към момента на въвеждане на системата за електронен документооборот предприятието разполагаше с модерно електронно и техническо оборудване и добре изградена връзка между отделите чрез локална компютърна мрежа, документооборотът се извършваше само на хартия, което беше причината за необосновано дългите срокове за изпълнение и липсата на надлежен контрол върху изпълнението на документите.
Текущата ситуация, както и необходимостта от подобряване на ефективността на управлението на предприятието модерни технологиидвата подхода и съществуващите ресурси (компютри и локална мрежа) станаха предпоставка за внедряването на система за електронно управление на документи (EDMS).
Въз основа на това беше поставена задачата: „Да се ​​разработи и внедри система за управление на електронни документи в предприятието, която отговаря на следните изисквания:

1. Поддържане на регистрация на документи и тяхното съхранение в електронен формуляр.
2. Регламентиран достъп до електронни документи.
3. Контрол на изпълнение на системни документи и задачи в електронен вид.
4. Мащабируемост и модулност на разработената и внедрена система.
5. Наличие на ръководна документация за разработения продукт.
6. Обучение на персонала за работа с разработената система за електронен документооборот.”

За изпълнението на тази задача избрахме системата за електронно управление на документи „EUFRAT-Document Management“. За да разберете защо направихме този избор, бихме искали да ви разкажем малко за самата система.
"EUFRAT-Document Management" е електронна система за управление на документи, разработена от Cognitive Technologies Ltd. (www.cognitive.ru) - водещ руски интегратор на проекти, разработчик софтуери доставчик на приложни решения в областта на интегрираната автоматизация на предприятията. Тази компания участва активно във Федералната целева програма „Електронна Русия“. В Узбекистан официалният партньор на Cognitive Technologies Ltd. е частно предприятие „Про-техника” (именно те извършиха работата по внедряването на системата у нас).
Системата предоставя на потребителите следните възможности:

1. Регистрация на документи
При регистрация на всеки документ в системата се присвоява уникален номер и набор от подробности в съответствие с приетите в организацията стандарти и се формира съответният RKK на документа.
Полетата RKK могат да се попълват ръчно (чрез въвеждане от клавиатурата) или с помощта на различни инструменти за автоматизация. Системата EUFRAT-Document Flow има редица функционални характеристики, които значително опростяват регистрацията и работата с електронни документи. Например:

Автоматично генериране на номер и текуща дата
заместване на стойности от речници, справочници, класификатори
замяна на дати от календара
използване на уникална технология Drag&Recog (плъзгане и разпознаване).

Регистрираните документи се разпределят по потоци: входящи, вътрешни, изходящи. Администраторът има право да ги коригира (създава/изтрива, дава име, коригира текущата стойност на броячите).

2. Разпространение на документа
Редица документи имат статут на информационни, за които може да не фигурират задачи, но с които определени служители трябва да се запознаят. Такива документи подлежат на разпространение до отделни потребители на системата EUFRAT-Document Flow или до предварително създаден пощенски списък.
Разпространението на документи се извършва чрез вътрешната пощенска услуга на системата EUFRAT-Document Flow.

3. Контрол на изпълнението на документите
Тази системна функция ви позволява автоматично да контролирате сроковете за изпълнение на документ и инструкции по него и да генерирате отчети за хода на тяхното изпълнение. Подаването на документ за контрол е формирането на заповед до конкретен служител на организацията или група служители, като се посочват отговорните изпълнители и сроковете за изпълнение на документа.
Резултатът от изпълнението на документа е доклад за изпълнение (информация за изпълнението на документа и резултатите, получени по време на изпълнението на документа).
Изпълнителят на документ (инструкция) може да бъде както един, така и група служители на компанията. При назначаване на няколко изпълнители трябва да се определи един отговорен изпълнител, а останалите ще бъдат съизпълнители.
Заповедта за документа включва текста на заданието, срока за изпълнението му, действителната дата на изпълнение, името на контрольора, името на изпълнителя.
Когато задавате няколко инструкции за един документ, можете да изберете режима на тяхното изпълнение - последователно или произволно. В първия случай последователността от инструкции означава маршрута на документа, тоест следващият изпълнител получава документа (уведомление, че трябва да работи с него и възможност за редактиране), след като предишният е изпълнил задачата. Във втория случай всички изпълнители веднага получават известия. В този случай всяка поръчка се въвежда в списъците със задачи на изпълнителите, но ако задачата (изпълнителят) все още не е достигнала своя ред (в режим на последователно изпълнение), тя има статус „Не е стартирана“.

4. Търсене на документ
Функцията осигурява незабавно търсене на документи за всеки тип заявка. Резултатът от търсенето е списък с документи, които отговарят на заявката и съдържа списък със стойности за детайлите на намерените документи.
При търсене „EUFRAT-Документен поток“ предоставя възможност за задаване на интервали, в които стойностите на детайлите за търсене се променят. В този случай ще бъдат намерени всички документи, съдържащи детайли със стойности от тези интервали.
За документи, които имат текстово представяне, системата предоставя възможност за търсене по думи и фрази, съдържащи се в документа – контекстно търсене. Освен това, ако полето „ Резюме“, тогава можете да извършите контекстно търсене, като използвате думи и фрази, написани в това поле. Също така е възможно да се организира търсене едновременно по детайли и по контекст на документа.
Резултатът от търсенето във всички случаи е списък с документи под формата на техните имена на обекти. Списъкът е проектиран така, че да е възможно да видите документа в отделен прозорец.
Отделен вид претърсване е претърсване с контролни документи и заповеди. Този типтърсенето ви позволява да получите оперативна информация за състоянието на конкретна задача.
Разширено търсене, което ви позволява да търсите документи по произволна комбинация от подробности (полета от регистрационни карти), като посочите списък или диапазон от стойности и логически условия И-ИЛИ-НЕ. Общият диалогов прозорец за търсене също е леко модифициран: параметрите за контрол на документа са поставени в отделен раздел.

5. Вижте документа
За да видите документ в системата EUFRAT-Document Flow, трябва да се обадите на неговия RKK. Прегледът на прикачените файлове се извършва в отделен прозорец чрез извикване на тези файлове от списъка и се извършва с помощта на вградения преглед на системата EUFRAT-Document Flow. В прозореца за преглед на файлове можете да ги експортирате във външно приложение, както и да ги отпечатате.

6. Редактиране на документ,
работа с документ в група
Редактирането на документи, регистрирани в системата EUFRAT-Документопоток, се извършва от потребители, които имат право на това действие.
Редактирането означава промяна на записи в полетата RKK, отделяне на файлове, прикачени към документ, или добавяне на нови файлове (както и редактиране на самите прикачени файлове).
Ако необходимият документ вече е бил редактиран от друг потребител, системата извежда съобщение, че операцията е невъзможна с името на служителя, който в момента редактира документа.
Администраторът на системата EUFRAT-Document Flow от работното си място може да получи списък с редактирани в момента документи както за всички потребители, така и за един избран. След това той може да отмени редактирането за всеки от тези документи.

7. Работа със системата EUFRAT-Документопоток през Интернет
За предоставяне на достъп до информация на служители на организацията, които са например в командировка или за структурна единицанамираща се в друг град, системата EUFRAT-Document Flow позволява отдалечен достъп чрез редовен работно мястопотребител.
Освен това е възможна дистанционна работа със системата и чрез “тънък” клиент - MS Internet Explorer.

Тази функция ви позволява да извършвате всички основни действия с регистрирани документи (търсене и преглед), както и да извършвате отдалечено администриране на системата.
За безопасна работапрез интернет, в системата EUFRAT-Document Flow е вграден специален модул, който осигурява идентификация на потребителя при влизане в системата.

8. Дневници и отчети
Системата EUFRAT-Document Flow ви позволява да генерирате различни аналитични доклади и дневници. Стандартният пакет за доставка на системата EUFRAT-Document Flow включва стандартни отчети и дневници. Формите на дневниците и отчетите, както и техният вид и количество, могат да се променят от потребителя с допълнителния модул ST Report Generator.

9. Печат на документи
Системата предоставя възможност за отпечатване на отчети и дневници, документи за управление на документи, както и прикачени към документа файлове. Отчетите и регистрационните файлове се отпечатват чрез вградените компоненти на модула ST Report Generator.
За отпечатване на прикачени файлове могат да се използват инструментите на вградените програми за преглед на системите за управление на документи EUFRAT или MS Internet Explorer. Отпечатването се извършва от прозореца за преглед на документи.

10. Сигнали и напомняния
За да уведомите потребителите за настъпването на определени събития (например за появата на нова поръчка за потребителя, премахването на поръчка от контрол, за назначаването на потребителя като администратор и т.н.), EUFRAT-Документен поток системата използва няколко служебни съобщения. Тези съобщения значително повишават ефективността на служителите, като не им позволяват да забравят за текущите дела, а също така предоставят възможност за висококачествен мониторинг на състоянието на нещата от ръководството или специална служба.
Съобщенията пристигат в пощенската кутия на потребителя чрез вътрешната пощенска услуга „EUFRAT-Документооборот“ и в зависимост от статуса им се разпределят в папките „Поръчки“, „Контрол“ и „Входящи съобщения“. Съобщенията, изпратени от потребителя, се поставят в папката Изпратени съобщения. Изтритите задачи и съобщения се озовават в папката „Кошче“, откъдето по-късно могат да бъдат напълно изтрити.
Трябва да се отбележи, че всички официални съобщения, свързани с тази поръчка, са групирани заедно. Това позволява на потребителя незабавно да навигира текущо състояниестатуса на всяка поръчка, както и да видите историята на кореспонденцията по тази поръчка по всяко време.
За да получи информация за напредъка на изпълнение на всяка поръчка, системата поддържа дневник на напредъка.
Специална характеристика на системата EUFRAT-Document Flow е нейната гъвкавост и лекота на конфигуриране. В същото време, с усилията на самите потребители, „EUFRAT-Документопоток” може да се променя заедно с развитието на компанията.
Тази възможност се предоставя от административни модули и работата с тях не изисква феноменални познания по програмиране:

1. Администратор.
Този модул е ​​предназначен да адаптира системата към организационната структура на предприятието, правилата за водене на документация и стандартите за документооборот. С други думи, с помощта на този модул системата „чертае“ организационна структура, създават се потребители и документопотоци и се разграничават правата на потребителите и техния достъп до информация.

2. Дизайнер на маршрути
Модулът се използва за проектиране на маршрути на документопоток в EUFRAT-Document Flow. Проектираните маршрути се записват на системния сървър и могат да се използват в жизнен цикълнякой от системните документи.

3. Дизайнер на формуляриви позволява да конфигурирате EUFRAT-Document Flow да работи с вашите собствени уникални регистрационни форми на документи.

4. Мениджър на регистрационни файловеи отчети ви позволява да създавате свои собствени формуляри за отчети и да редактирате съществуващите.

5. Системни протоколи
Този модул ви позволява да преглеждате регистрационни файлове на потребителските действия в системата.
Изборът ни беше повлиян и от лицензионната политика на системата - лицензите се купуват не за конкретно работно място, а за броя на едновременно работещите в системата. Организационно успяхме да включим повече потребители в работата със системата, отколкото закупените лицензи, тъй като не всеки потребител използва системата през целия работен ден и докато един не работи в системата, друг потребител получава тази възможност.
Що се отнася до изискванията за мащабируемост, системата ги удовлетворява както по отношение на функционалност, така и по отношение на увеличаване на броя на работните места. включено в моментаНе използваме модул Архивист, но планираме да го пуснем в експлоатация до края на годината.
Можете да говорите много за системата за електронно управление на документи и ще отнеме повече от една статия, но бих искал да говоря и за това как е внедрена, как работи в нашето предприятие и какво предоставя EDMS.

Процесът на внедряване за нас беше разделен на три етапа:

1. Отговорихме на въпроси на служители на Pro-texnika.
2. Заедно с тях настройваме системата.
3. Те отговориха на нашите въпроси (трябва да се отбележи, че третият етап все още не е спрял и не защото не ни научиха нещо, а защото EDMS работи и в процеса на работа се появяват все повече и повече нови задачи, които ние сме опитвайки се да реша с помощта на системата).

Първият етап беше да формулираме системата на хартия и как тя да работи в съответствие с нашите бизнес процеси и процедури. Оказа се, че това е най важен етаппо време на внедряването, защото тогава започнахме да осъзнаваме дейността си и значението на всеки в работата не само на системата, но и на предприятието като цяло.
Вторият етап беше особено интересен за нашите администратори, тъй като те получиха реални практически умения за настройка на системата и нейната по-нататъшна поддръжка. Трябва да се отбележи, че решихме да изберем двама администратори наведнъж:

1. Администратор, който да отговаря за взаимодействието и правата на потребителите, за документопотоците и правилата за работа с тях, за чертането и използването на маршрути за документи.

2. Администраторът, който отговаря за техническа работасистеми: създава резервни копия, генерира регистрационни карти и регистрационни файлове с отчети.

Задълженията на първия администратор бяха възложени на помощник-секретаря, а на втория - на един от софтуерните инженери на информационния отдел.
Те сами са настроили системата под ръководството на служител на Про-техника на Черноморския флот. (Това беше едно от нашите изисквания, посочени в техническите спецификации).

И накрая, третият етап, по време на който се научихме и опитахме да работим със системата. Първоначално бяхме разделени на две групи: администратори и потребители. Администраторите в по-голямата си част бяха обучени в процеса на настройка на системата, а потребителите бяха обучени след това. Обучението се състоеше от лекции и практически занятия, които внедрихме директно на работните си места успоредно с изпълнението на служебните задължения, което според нас е най-ценният опит, използван в по-нататъшната работа.
В началния етап системата беше „тествана“ с елиминирани грешки и неочаквани проблеми, възникнали по време на внедряването. В резултат на това се научихме да регистрираме документи, да ги преглеждаме, да наблюдаваме тяхното изпълнение и да пишем отчети за тях. И едва след това EDMS беше пуснат в "промишлена експлоатация".

Отначало се опитахме да носим индивидуални документина хартия от офис на офис, но не продължи дълго. Движението на документи беше спряно от генералния директор: ние подготвяхме редица документи, които трябваше да бъдат съгласувани с него, и издавахме задачи в електронен вид. Изготвихме проекти на документи и ги разпечатахме, за да ги прегледа генералният директор, но какво беше нашето състояние и учудване, когато той отказа да направи това!!! Главен мениджърпоиска доклад до електронен формуляризползване на системата, в противен случай задачата се счита за незавършена. Така направихме първия си документ в системата.
Постепенно започнахме да се включваме и вече голяма част от документите са регистрирани в системата.
В допълнение, по време на внедряването ние автоматизирахме процеси като приемане на заявления от юридическо лице.
Стандартният процес за приемане на заявление за предоставяне на услуга от юридическо лице преди изпълнението се проведе по следната схема:

1. Регистрация в офиса.
2. Налагане на резолюция от директора.
3. Изпращане до офиса за изпращане на копия до техническия отдел.

4. Разглеждане от техническия отдел на възможността за изпълнение на заявката.
5. Изготвяне на отговор от техническия отдел.
6. Насочване към кабинета.
7. Изпраща се от деловодството за подпис на управителя.
8. Върнете се в офиса, за да изпратите на адресата.

Трябва да се каже, че значителна част от времето беше изразходвано за преместване на документа между директора, офиса и техническия отдел. В същото време техническият отдел трябваше да води собствен дневник на получените заявки и да търси изпълнени и неизпълнени заявки. Не са изключени и загубени заявки, което е довело до недоволство и оплаквания от потенциални клиенти.
След внедряването на системата стана възможно да се работи по по-проста схема:

1. Регистриране на документа в деловодството и въвеждането му в системата.
2. Поставяне на резолюция върху документ в електронен вид.
3. Автоматично получаване от техническия отдел електронен вариантдокумент веднага след като директорът наложи резолюция, без да е необходимо да се свързвате с офиса.
4. Разглеждане на възможността за изпълнение на заявлението и изпращане на отговор до директора за подпис.
5. Подписване и изпращане на писмото.

В същото време на работния плот (електронен работен плот) на началник отдел и директор винаги можете да видите кои заявки са в процес на разглеждане и от кого, кои са пред изтичащ срок и кои са просрочени.
Няма нужда да изпращате до технически отделкопия от заявленията - получават се по електронен път с приложена резолюция на директора.
Сега практически не губим документи, защото те са на едно място и не се прехвърлят никъде, а ако се прехвърлят, тогава се прехвърлят в системата, което позволява да се намали времето за доставката им до местоназначението.
За съжаление в момента не можем да използваме пълноценно всички функции на системата, но се надяваме, че в бъдеще ще имаме такава възможност, още повече че вече имаме законодателна рамказа това. Закони, стандарти и разпоредби се разработват, за да се превърнат в платформа за внедряване и използване на електронни системи за управление на документи. Законите „За информатизацията“, „За електронния цифров подпис“, „За документооборота“.
Какво ни даде внедряването на системата?
Постигнато е значително съкращаване на времето за одобрение и преминаване на документите, ежедневен контрол на изпълнението на документите и инструкциите, резултатът от което е повишаване на ефективността на работа, оптимизиране на материала и трудови ресурси. На първо място, това позволи на нашия мениджър и ръководители на отдели да контролират работния процес и бързо да получават информация.
Най-важното е, че е направена още една стъпка към постигането на крайната цел – организиране на управление на процесите, отговарящо на изискванията на световните стандарти.

В Odnoklassniki

– система за електронен документооборот, което ви позволява да изградите пълноценна система за управление на бизнес процеси и документи на организация. Системата съдържа всички необходими инструменти за успешна организация на електронния документооборот на всяка фирма, независимо от размера и формата на собственост. Системата е проектирана да работи в рамките на малък отдел, например офис или местна организациякато цяло и в рамките на географски разпределена организация със сложен модел на информационни потоци.

Разработен в пълно съответствие с препоръките на WfMC (Workflow Management Coalition) и отговаря на изискванията на стандарта ISO 9000. Гъвкавостта на системата EUFRAT ви позволява да автоматизирате документооборота на организацията както в съответствие с изискванията на GOST за офис работа, и с изискванията на наредби, разпоредби и инструкции за работа с документи, разработени и прилагани от организацията.

Системата използва голям брой уникални технологични разработки, създадени от специалисти от Cognitive Technologies:

• вграден модул за преглед и печат;
• Технология Drag and Recog (разпознаване в движение);
• вграден генератор на отчети;
• технология на морфологичния анализ на текста;
• механизъм за работа с йерархични речници и справочници;
• вградени средства за взаимодействие между отдалечени сървъри.

Работа в местния офис на системата EUFRAT

Функционалността на системата ви позволява да решавате всички типични офис задачи:

• автоматизирайте регистрацията на документи и задачи;
• осигуряване на ефективно взаимодействие между служителите в рамките на работата по документи;
• незабавно търсене на информация;
• контролира изпълнението на работата, започната с документи и задачи;
• наблюдавайте състоянието на текущите процеси и анализирайте натоварването на персонала чрез генериране на различни регистрационни файлове и отчети;
• организира дългосрочно съхранение на организационни документи;
• осигуряване на диференциране на правата на достъп на служителите до информация.

Ефрат работи в географски разпределена организация

Поддръжката за работа в организации с географски разпределена структура на управление ви позволява да организирате цялостна работа по документи и задачи между главния офис и географски отдалечените клонове. Информацията се предава между офисите в криптирана форма.

Основни функции на системата EUFRAT

Основните функции на системата EUFRAT са:

• регистрация на документи в системата (попълване на регистрационна карта):
  • - регистрация на нов документ въз основа на съществуващ;
  • - автоматична проверка на документи за дублиране при регистрация;
• прикачване на произволен брой файлове от произволен формат към картата;
• документи за кръстосани препратки;
• поддържане на списък на делата;
• сканиране и разпознаване на документи:
  • - поддръжка на поточно сканиране;
  • - разпознаване „в движение“ (Drag and Recog);
• работа с речници и справочници:
  • - поддръжка на йерархични речници и справочници;
• подаване на документи за контрол:
  • - назначаване на контрольор и отговорник за документа;
• следене на хода на изпълнение на поръчки, изпращане на известия и напомняния:
  • - персонализиран списък с известия и напомняния за наближаването и крайната дата на всяка контролирана задача;
  • - автоматизиране на процеса на приемане от изпълнителя на поръчка за изпълнение или отказ от изпълнение с изпращане на съответното уведомление;
• търсене на документи по някое от полетата на регистрационната карта и по текста на файловете, прикачени към картата, като се вземе предвид морфологията на руския език:
  • - спестяване заявки за търсене;
  • - използване на заявки за търсене със сложни логически условия;
• подготовка и отпечатване на журнали и отчети:
  • - генериране на отчети въз основа на резултатите от търсенето на контролни документи и инструкции;
  • - възможност за използване на данни за напредъка на всяка поръчка при генериране на отчети;
  • - възможност за използване на диаграми за генериране на визуални отчети;
  • - експорт на справки в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
• автоматизация на процесите на отписване и съхранение на документи в архива.

Системата EUFRAT ви позволява напълно да възпроизведете и оптимизирате процесите на преминаване на документи и задачи в една организация чрез гъвкав механизъм за проектиране на маршрути. Системата поддържа технологията на работния процес и предоставя следните възможности:

• създаване на паралелни и последователни поръчки, подзадания към съизпълнители;
• проектиране на стандартни маршрути на документи.

Надеждността и сигурността при работа с информация се осигурява от:

• разграничаване на правата за достъп до документи, включително използване на потребителски роли, което е удобно за временни или постоянни позиции;
• криптографско криптиране и използване на цифрови подписи;
• регистриране на потребителски действия в системата.

Подобрените имейл и интернет възможности улесняват служителите да правят следното:

• получаване и регистриране на писма от електронна поща в системата EUFRATES;
• разпространение на документи, кореспонденция между потребители и групи потребители на системата, използващи вградената пощенска услуга;
• изпращане на документи чрез имейлкъм външни получатели, използващи адресни книги на пощенски програми;
• достъп до документи и инструкции с помощта на уеб браузър от всяка точка на света.

Поддръжката за географски разпределена работа в системата осигурява:

• създаване на единно пространство за управление на разпределена структура;
• цялостен контрол върху изпълнението на задачите, възложени на клоновете.

Разработените средства за адаптиране на системата ви позволяват самостоятелно да я конфигурирате, като вземете предвид спецификата на вашата организация и да я пуснете в експлоатация.

• „Дизайнер на формуляри“ ви позволява да създавате свои собствени регистрационни карти за по-нататъшно използване при регистрация и запис на документи в системата;
• “Graphic Route Designer” ви позволява да проектирате стандартни процеси за обработка на документи в една организация;
• „Диспечер на дневници и отчети“ ви позволява да създавате нови шаблони за дневници и отчети, за да анализирате дейностите на организацията.

Гъвкавите опции за администриране на системата осигуряват лесна употреба и правят работния процес не изисква големи производствени ресурси:

• организиране на резервно копие на информационната база данни по график;
• работа на EUPHRAT Server като услуга;
• експорт/импорт на стандартни маршрути, формуляри на документи, шаблони за отчети;
• администриране на съхранението на формуляри на документи.

За създаване на допълнителни модули, организиране на експорт/импорт на информация и интегриране с други софтуерни продуктиСистемата EUFRAT предоставя инструменти за разработчици, които включват:

• автоматично импортиране на данни, представени във формат XFF (разработен на базата на XML);
• отворен API (интерфейс на приложната програма) с документация.

Основни модели на системата EUPHRAT

• АРМ „Потребител” е универсална работна станция за достъп до системата;
• AWS "Администратор" - инструмент за настройка и администриране на системата;
• “Graphic Route Designer” е инструмент за проектиране на типични процеси за обработка на документи в една организация;
• „Дизайнер на формуляри“ - инструмент за персонализиране на регистрационни и контролни карти;
• „Мениджър на регистрационни файлове и отчети“ е инструмент за настройка на шаблони за отчети за дейностите на организацията;
• средства EDS настройкии регистриране на потребителски действия;
• “Mail client” е инструмент за работа с имейл съобщения.

Допълнителни модули на системата EUFRAT

"HTTP сървър"

Системата използва TCP/IP протокол за обмен на данни, който ви позволява да работите в системата от отдалечен компютър през интернет/интранет мрежи. Модулът HTTP Server позволява на потребителите достъп до документи и поръчки чрез уеб браузър от всяка точка на света.

АПМ "Архивист"

Допълнителният модул "Архивариус" предоставя инструменти за автоматизиране на процесите по отписване и дългосрочно съхранение на документи, които вече не са в оперативен оборот. Модулът поддържа номенклатурата на приетите в организацията дела, както и поддържа комуникация с оперативни документи.

APM "Глава"

Допълнителният модул „Мениджър” осигурява удобен и пълен достъп до корпоративната система за управление на документи чрез Интернет за мениджъри, чиято работа по една или друга причина е свързана с доста чести пътувания и изолация от главния офис.

Архитектура на системата EUFRAT

Системата е с архитектура клиент - сървър. Благодарение на “HTTP сървъра” и модула за работна станция “Мениджър” достъпът до системата може да бъде осигурен през Интернет. Наличието на подсистема за обмен на документи ви позволява да организирате географски разпределена работа. Използваната база данни е собствено разработена СУБД - НИКА, която се доставя с продукта. Характеристиките на системната архитектура и използваните механизми позволяват постигането ефективна работаи оптимална работа на системата за електронен документооборот.

Предимства на системата EUFRAT

Системата ще ви позволи да повишите ефективността на организацията, отдела, отдела, да подобрите изпълнителска дисциплина, спестяват време на всички етапи от дейността на служителите, създават единно информационно и управленско пространство в предприятието.

• За инсталиране и работа със системата EUFRAT не е необходим допълнителен софтуер. За разлика от подобни програми, предлагани на пазара, системата работи със собствена вградена СУБД Nika, която е включена в пакета за доставка.
• Кореспонденция нормативни изискванияРуското управление на офиса, както и изискванията на стандарта ISO 9000, са разработени в пълно съответствие с препоръките на WfMC (Workflow Management Coalition).
• Системата EUFRAT има интуитивен интерфейс, лесен и лесен за конфигуриране и използване.
• Наличието на вградени инструменти в системата (Form Designer, Route Designer, Log and Report Manager) за адаптиране на системата към изискванията на организацията.
• Системата реализира необходимата функционалност за пълноценна работа с документи и бизнес процеси с поддръжка на workflow технология.
• Наличие на вградени инструменти за сканиране и разпознаване на обекти с поддръжка за непрекъснато сканиране. Уникална технологична разработка, създадена от специалисти от Cognitive Technologies - технология Drag and Recog (разпознаване в движение), както и вграден модул за преглед и печат.
• Разширени възможности за търсене с помощта на морфологичен анализ на текст.
• Възможност за създаване на отчети и регистрационни файлове с помощта на вградения генератор на отчети.
• Поддръжка на географски разпределена работа поради наличието на подсистема за обмен на документи в системата.
• Възможност за работа с документи и поръчки чрез уеб браузър от всяка точка на света.
• Прилагане на сертифицирани средства за криптографско криптиране и използване на електронен цифров подпис.
• Разграничаване на правата за достъп и използване на ролевия механизъм.
• Лесно администриране на системата с възможностите на работната станция на администратора.
• Отворен API за създаване на интеграционен софтуер на системната платформа EUFRAT.

Екранни снимки

Цена на EUFRATES

EUPHRATS v.14

Пакетът на системата за управление на документи EUFRAT включва лицензи за клиент за управление на документи EUFRAT и сървър за управление на документи EUFRAT (тези компоненти не се продават отделно).

* Лицензът е максимално количествоедновременно работещи потребители на системата EUFRAT Document Flow. В същото време броят на инсталациите на клиентските места не е ограничен.

** При закупуване на сървърна част с определен капацитет, Потребителят все пак получава правото да използва мощност в размер, който не надвишава платения брой клиентски лицензи.

Пример за изчисляване на цената на комплекса за управление на документи EUFRAT за 20 едновременни потребители: комплексът включва лиценз за 20 потребители Клиент за управление на документи EUFRAT (20 * 4000 рубли = 80 000 рубли) и сървър за управление на документи EUFRAT, ограничена възможностподдръжка на 20 едновременни потребители на цена от 30 000 рубли. Общо 110 000 rub.

Допълнителни модули за EUFRAT Документооборот

*** Лицензът на модул Archivist ограничава броя на потребителите, които имат право едновременно да копират документи в архива. Всички потребители на EUFRAT Document Flow могат да търсят в архива."

„Бърз старт” е нова конфигурация на системата EUFRAT Document Flow, разработена на базата на 5-годишен практически опит в внедряването на системата в организации с различен профил и мащаб на дейност. Наборът от персонализирани елементи, включени в конфигурацията, ви позволява да намалите разходите за изпълнение на проект за внедряване на система за електронно управление на документи (EDMS) с около 500 000 рубли и да пуснете EDMS в експлоатация в рамките на няколко работни седмици.

В бъдеще, по желание на клиента, конфигурацията „Бърз старт“ може да бъде разработена, като се вземат предвид спецификите на документооборота на организацията. Използвайки инструментите, доставени със системата за документооборот на EUFRAT, специалистите на клиентите могат самостоятелно да създават допълнителни регистрационни и контролни карти, отчетни формуляри и маршрути за документооборот.

Предимства на конфигурацията “Бърз старт” на системата EUPHRAT

За директора

• намаляване на времето и парите за внедряване на EDMS;
• реинженеринг на процесите на документооборот в съответствие с модерни тенденцииуправление;
• Справките, включени в конфигурацията, ви позволяват бързо да получите пълна и подробна информация за дисциплината на изпълнение на всеки служител или отдел;
• ефективността на използване е тествана в реални реализации;
• Конфигурацията “Бърз старт” е основата за изграждане на фирмен електронен документооборот.

За чиновника

• решаване на проблеми на счетоводството и систематизирането на документооборота;
• конфигурацията „Бърз старт“ взема предвид изискванията на GS DOW и методически препоръкиводещи специалисти по управление на офиси;
• конфигурацията съдържа набор от счетоводни и отчетни форми за анализ на документооборота и наблюдение на изпълнението;
• поддръжка на процесите на одобрение, одобрение и одобрение с възможност за визуализирането им на хартия;
• опростяване на процеса на внедряване и намаляване на времето за внедряване на EDMS.

За IT специалист

• конфигурацията „Бърз старт“ е тествана, отстранени са грешки и е готова за употреба;
• ви позволява да намалите обема на организационната и методическата работа, предшестваща внедряването на EDMS;
• внедряването не изисква много време за настройка на системата;
• възможността за модернизация, развитие и мащабиране, като се вземат предвид спецификите на дейността на организацията;
• лекота на обучение за работа с конфигурацията и нейната поддръжка.

Състав на конфигурацията „Бърз старт“ на системата EUPHRAT

Карти за регистрация и контрол (РКК) на документи, предназначени за счетоводство различни видоведокументи (10 бр.):

• Входящи документи;
• Изходящи документи;
• Вътрешни документи;
• споразумения;
• Служебна бележка;
• Поръчки от персонал;
• Трудов договор;
• Шаблони за типови документи;
• протоколи;
• Лични поръчки.

Образци за дневници, сертификати и отчети (14 бр.):

• Списания:
  • - Журнал за входящи документи;
  • - Журнал за изходящи документи;
  • - Журнал за регистрация на документи.
• Доклади за дисциплината на изпълнение:
  • - Справки по документи:
    • 1. Отчет за изпълнение на документи от отговорния изпълнител на документа за периода;
    • 2. Отчет за изпълнението на документите по поток за периода;
    • 3. Справка за просрочени документи по изпълнители;
    • 4. Справка за просрочени документи по поток.
  • - Доклади по инструкции (одобрения):
    • 1. Отчет за изпълнение на предписания (одобрения) от изпълнителя за периода;
    • 2. Удостоверение за изпълнение на поръчки (одобрения) за потоци за периода;
    • 3. Удостоверение за просрочени заповеди (одобрения) за изпълнители;
    • 4. Удостоверение за просрочени заявки (одобрения) за потоци;
    • 5. Списък със задачи за утре;
    • 6. Списък със задачи за седмицата.
• Лист за одобрение

Преференциално закупуване и актуализация на EUFRAT Document Management и допълнителни модули

Разработчик EUFRATES

Системата EUFRAT-Document Management v.12 ви позволява да изградите пълноценна система за управление на бизнес процеси и документи на организация, а също така съдържа всички необходими инструменти за успешно организиране на електронно управление на документи на всяка компания, независимо от номер и форма на собственост. Системата е проектирана да работи както в рамките на малък отдел, например офис или местна организация като цяло, така и в рамките на географски разпределена организация със сложен модел на информационен поток.

Днес системата EUFRAT-Document Flow се използва в OJSC Far Eastern Bank, OJSC AKB Centrocredit, OJSC Balttransnefteprodukt, OJSC Negusneft, OJSC Ural Electrochemical Plant, OJSC Lebedinsky Mining and Processing Plant, OJSC Lokosovsky GPK , OJSC "Moscow Thermal Automatic Plant". , ОАО "Калининградская ТЕЦ-2", ООО "Черноголовски завод алкохолни продукти", АО "Центрсибнефтепровод", АО "Приморнефтепродукт", Министерството на труда и социалното развитие на Република Саха, Канцеларията на президента и правителството на Чеченската република, Думата на град Чита, Хабаровския клон на Далекоизточната митница Администрация, Ипотечна агенция жилищно кредитиранеи стотици други организации.

Системата EUFRAT-Document Flow помага при решаването на следните задачи:

• повишаване на ефективността на управлението на бизнес процесите чрез подобряване на дисциплината на изпълнение, оптимизиране на контрола върху изпълнението на задачите и анализиране на дейностите на организацията;
• намаляване на непроизводителните разходи за работно време на служителите и финансовите разходи за консумативи;
• създаване на единно информационно пространство на предприятието;
• осигуряване надеждността на счетоводството и съхранението на документите;
• организация ефективна защитаинформация.

EUPHRAT-Document Management ви позволява да:

1. автоматизирайте регистрацията на документи и задачи;
2. осигуряване на ефективно взаимодействие между служителите в рамките на работата по документи;
3. незабавно търсене на информация;
4. контролира изпълнението на работата, започната с документи и задачи;
5. наблюдавайте състоянието на текущите процеси и анализирайте натоварването на персонала чрез генериране на различни регистрационни файлове и отчети;
6. организира дългосрочно съхранение на организационни документи;
7. осигуряване на диференциране на правата на достъп на служителите до информация.

Системата EUFRAT-Document Management v.12 поддържа работа в организации с географски разпределена структура на управление. Това ви позволява да организирате цялостна работа по документи и задачи между главния офис и географски отдалечените клонове. Информацията се предава между офисите в криптирана форма.

За осигуряване на конфиденциалност при работа с документи, всички служители получават права на достъп в съответствие с техните служебни задълженияи статус в организацията. В системата можете да създадете персонализирани роли и да ги посочите вместо конкретни изпълнители, което ви позволява да организирате работа в режим на временно или постоянно заместване на един служител с друг.

Регистрирането на потребителските действия, криптографското криптиране и използването на цифрови подписи при одобряване на документи напълно елиминират възможността за неоторизиран достъп.

Търсенето на документи е възможно не само по някое от полетата на регистрационната карта, но и по текста на файловете, прикачени към картата.

Системата EUFRAT-Document Flow ви позволява напълно да възпроизвеждате и оптимизирате процесите на обработка на документи и задачи в организацията благодарение на гъвкав механизъм за проектиране на маршрута. Системата поддържа паралелно (с няколко съизпълнители) и последователно (изпълнение на задачи една след друга) маршрутизиране на поръчки и задачи. Удобна, адаптивна система от известия и напомняния помага на мениджърите бързо да следят състоянието на работата, служителите да организират правилно работата си и по този начин да подобрят дисциплината на изпълнение в организацията. Всички основни действия за всяка поръчка и задача (начало на работа, приемане за изпълнение, изпращане на отчет, промяна на срокове, създаване на подзадачи и подзадачи, специални бележки) се записват в полето „Прогрес на изпълнение“, което улеснява работата на контролер, което му позволява бързо да определи на какъв етап е изпълнението на определена поръчка.

Системата включва следните модули:

• Работна станция на потребителя е универсална работна станция за достъп до системата;
• Работна станция на администратор – инструмент за настройка и администриране на системата;
• модул "Graphic Route Designer" - инструмент за проектиране на типични процеси за обработка на документи в една организация;
• модул "Дизайнер на формуляри" - инструмент за настройка на регистрационни и контролни карти;
• модул "Мениджър на дневници и отчети" - инструмент за настройка на шаблони за отчети за дейността на организацията;
• инструменти за настройка на цифрови подписи и регистриране на потребителски действия;
• Модул "Mail Client" - инструмент за работа с имейл съобщения.

• модул "HTTP сървър" - средство за достъп до документи и инструкции с помощта на уеб браузър от всяка точка на света;
• Модулът Архивист е инструмент за автоматизиране на процесите по изписване и дългосрочно съхранение на документи.

електронна система за управление на документи, която ви позволява да изградите пълноценна система за управление на бизнес процеси и документи на организация. "EUFRAT-Документопоток" съдържа всички необходими инструменти за успешна организация на електронния документооборот във всяка компания, независимо от размера и формата на собственост, и е проектиран да работи както в рамките на малък отдел, например секретариат, така и местен организация като цяло и в рамките на териториално разпределена организация със сложен модел на информационни потоци. Разработчик на системата е руската компания Cognitive Technologies.

Описание и характеристики

„EUFRAT-Document Management“ е система за управление на електронни документи на корпоративно ниво, която съчетава плавността и готовността на опакован продукт и гъвкавостта дизайнерско решение. Благодарение на това системата, от една страна, е готова за бързо въвеждане в експлоатация, което гарантира бърза възвръщаемост на инвестицията при внедряването на EDMS, а от друга страна, съдържа инструменти за адаптация, които ви позволяват да вземете предвид спецификата на дейностите на дадено предприятие и системите, които то използва. информационни системив рамките на „мини-проекти“. В момента системата е инсталирана в повече от 3000 организации.

Функционалността на системата ви позволява да решавате различни проблеми при работа с документи (автоматизация на офис работата и организация на корпоративния документооборот):

• автоматизирайте регистрацията на документи и задачи;
• осигуряване на ефективно взаимодействие между служителите в рамките на работата по документи;
• незабавно търсене на информация;
• контролира изпълнението на работата, започната с документи и задачи;
• следи състоянието на текущите процеси и анализира натовареността на персонала чрез
• генериране на различни логове и справки;
• организира дългосрочно съхранение на организационни документи;
• осигуряване на диференциране на правата на достъп на служителите до информация.

Подсистемата за взаимодействие на отдалечени сървъри, внедрена в системата EUFRAT-Document Flow, ви позволява да създадете единен и прозрачен корпоративен документооборот в географски разпределена структура. Има възможност не само за обмен на документи между клоновете, но и за издаване и наблюдение на изпълнението на задачи и инструкции, както и получаване на отчети за тяхното изпълнение. В допълнение, наличието на вътрешна поща позволява на служителите на отдалечени офиси бързо да комуникират помежду си и да изпращат документи по електронна поща до външни адреси с помощта на пощенски програми.

Архитектура на системата

Системата EUFRAT-Document Flow има архитектура клиент-сървър. Този подход ви позволява да развиете функционалността на системата, без да правите пълна ревизия на програмния код, и й осигурява гъвкавост, мащабируемост, сигурност и надеждност. Благодарение на допълнителния модул „WEB сървър” достъпът до системата може да се осъществява през Интернет. Използваната база данни е собствена СУБД - НИКА, която се доставя с продукта, или индустриална MS СУБД SQL сървър 2005 и 2008 г. В рамките на проекти е възможно да се използват Oracle и DB/2 СУБД.

Модули

Системата EUFRAT-Document Flow се състои от 8 основни и 2 допълнителни модула. Основните модули включват всичко необходимо за организиране на пълноценен електронен документооборот, включително вградени инструменти, които ви позволяват да адаптирате системата към изискванията на организацията без участието на специалисти от компанията за разработка. Основни модули: АРМ „Потребител” - универсална работна станция за достъп до системата; AWS "Администратор" - инструмент за настройка и администриране на системата; “Graphic Route Designer” е инструмент за проектиране на типични процеси за обработка на документи в една организация; „Дизайнер на формуляри“ - инструмент за персонализиране на регистрационни и контролни карти; „Мениджър на регистрационни файлове и отчети“ е инструмент за настройка на шаблони за отчети за дейностите на организацията; Модул за цифров подпис, модул “Монитор на сигурността” - инструменти за настройка на цифрови подписи и регистриране на действията на потребителя; „Пощенски клиент“ е инструмент за работа с имейл съобщения. Допълнителни модули на системата: „Уеб сървър“ - дава възможност за работа с документи и инструкции с помощта на уеб браузър чрез протоколите http и https, което ви позволява да организирате достъп до системата както за отделни служители, работещи с документи извън офиса, и за отдалечени отдели с малък персонал. Като уеб сървър може да се използва както отделен компютър, така и компютър, предназначен за използване като сървър за самата система. АПМ "Архивариус" - предоставя инструменти за автоматизиране на процесите по отписване и дълготрайно съхранение на документи, които вече не са в оперативен оборот. Модулът поддържа номенклатурата на приетите в организацията дела, както и комуникация с оперативни документи.

Стандартна конфигурация

Пакетът за доставка на системата EUFRAT-Document Flow вече включва стандартни настройки, които ви позволяват независимо да автоматизирате типичен документооборот за кратко време. Регистрационно-контролни карти (РКК) на документи, предназначени за регистриране на различни видове документи: Входящи документи Изходящи документи Вътрешни документи Договори Вътрешен меморандум Образци за дневници, удостоверения и справки: Журнал за входящи документи Журнал за изходящи документи Журнал за вътрешни документи Общ дневник за документи потоци Отчет за изпълнение на документи по поток Отчет за документи, които трябва да бъдат изпълнени Отчет за изпълнение на поръчки Отчет за поръчки, които трябва да бъдат изпълнени Общ отчет за документооборота

Предимства

Предимства на системата EUFRAT-Документопоток като пакетно решение: Пълнота на комплекта за доставка; Ефективност и стабилност на работата; Готов за внедряване “клик-към-клик” (инсталирането на “EUFRAT-Документен поток” отнема по-малко от 10 минути); Няма нужда от скъпи консултации; Разработване на методи за обучение за работа в системата и нейната поддръжка; Лесно администриране и конфигуриране; Ниска цена на притежание на системата. Предимства на системата EUFRAT-Document Flow като дизайнерско решение: Висока мащабируемост поради работа върху индустриална MS SQL СУБД; Широки възможности за интегриране на EDMS в корпоративната инфраструктура; Създаване на индивидуални системни конфигурации и специализирани работни станции; Способност за решаване на уникални проблеми на клиента. Освен това системата EUFRAT-Document Flow има и редица предимства, като например:

Софтуерни и хардуерни изисквания:

Минимални софтуерни и хардуерни изисквания за клиентската част на системата EUFRAT-Документопоток, необходими за нейното нормално функциониране: Персонален компютър, базиран на Процесор Intel Pentium III; 256 Mb RAM; от 180 Mb свободно дисково пространство; Операционна система MS Windows 2000/XP/Vista с поддръжка на руски език; Уеб браузър Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и по-висока; За да работите в локална мрежа, мрежовият протокол TCP/IP трябва да бъде инсталиран на всички компютри, участващи в работата. Минимални софтуерни и хардуерни изисквания за сървърната част: Персонален компютър, базиран на процесор Intel Pentium IV; 1 Gb RAM; 15 Gb свободно дисково пространство; Операционна система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддръжка на руски език; Уеб браузър Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и по-висока; За работа с пощенския клиент на системата EUFRAT-Document Flow е необходим POP3 протокол.

"EUFRAT-Document Management" е електронна система за управление на документи, която ви позволява да изградите пълноценна система за управление на бизнес процеси и документи на една организация. Системата е проектирана да работи както в рамките на малък отдел или местна организация като цяло, така и в рамките на географски разпределена организация със сложен модел на информационен поток

Функции на системата: автоматизация на регистрация на документи и задачи; незабавно търсене на информация; наблюдение на изпълнението на работата, започната с документи и задачи; наблюдение на състоянието на текущите процеси и анализиране на натоварването на персонала чрез генериране на различни регистрационни файлове и отчети; диференциране на правата за достъп на служителите до информация; анализи и отчетност

Предимства на системата Висока скалируемост поради работа на индустриална MS SQL СУБД; Създаване на индивидуални системни конфигурации и специализирани работни станции; Конкурентни лицензи, които не ограничават броя на системните работни станции; Вградени инструменти за сканиране и разпознаване на обекти с поддръжка за поточно въвеждане на документи, включително Drag&Recog технология (разпознаване в движение); Широк набор от възможности за търсене на документи, включително използване на морфологичен анализ на текста; Поддръжка за файлови версии; Гъвкави възможности за управление на правата за достъп; Прилагане на сертифицирани инструменти за криптографско криптиране и използване на електронен цифров подпис (EDS);

Модули Основни модули: 1. Работна станция „Потребител”; 2. АРМ „Администратор”; 3. „Графичен дизайнер на маршрути”; 4. “Дизайнер на формуляри”; 5. “Диспечер на дневници и отчети”; 6. Модул за цифров подпис; 7. “Монитор за сигурност”; 8. “Пощенски клиент” Допълнителни модули: 1. “Уеб сървър”; 2. АПМ „Архивист”