Фактури за плащане: защо е необходимо, в какъв случай се съставя, примерно попълване, формуляр. Как да издадете фактура за плащане от индивидуален предприемач: подробни инструкции Изтеглете издаване на фактура

(вариант на формуляра № 1)

Можете да поставите лого в заглавката на фактурата и в списъка със стоки и услуги има колона с ДДС.

Логото се намира в заглавката, попълват се името на организацията, OGRN, INN, KPP, както и адресът на организацията с индекс. Допълнително са посочени телефон и факс.
Под заглавието е посочено пълното име на организацията.
След това се посочват данните за Продавача и Купувача. Данните на продавача трябва да съдържат името на организацията, адрес, INN, KPP, OGRN, текуща или лична сметка, име на банка, BIC и кореспондентска сметка. Допълнително можете да посочите телефон, факс, електронна поща и фирмен уебсайт.
Данните за Купувача могат да бъдат попълнени изцяло по аналогия с данните за Продавача.
Номерът на сметката е посочен в съответствие със счетоводната политика на организацията. Това може да бъде обикновен пореден номер (от началото на годината) или специален съставен счетоводен номер. Посочена е датата на фактурата.
Под номер и дата на фактурата вдясно е посочено кратко общо наименование на стоките или услугите във фактурата. Например „компютърни компоненти“, „лаптоп“, „ремонт на офис оборудване“, „производство на печатна продукция“.
В таблицата са посочени стоки и услуги, цена, количество, мерна единица, ДДС.
След стоките можете да посочите важни характеристики на фактурата, например „срок на доставка на стоките“, „срок на плащане по фактурата“ и др.
В края на сметката трябва да посочите ръководителя на организацията и главния счетоводител. Подпис и печат не са необходими, но много компании изискват фактурата да бъде подписана и подпечатана.

(вариант на формуляр № 2)

Този формуляр е опростен и се използва по подразбиране в много счетоводни програми.

В началото на преброяването се попълва таблица, която наподобява платежно нареждане. Той посочва данните за плащане на Продавача (получател на плащането). Това е името на организацията, INN, KPP, текуща или лична сметка, име на банката, BIC и кореспондентска сметка.
Следва номерът на сметката, който съответства на счетоводна политикаорганизации. Това може да бъде сериен номер на сметка (от началото на годината) или специален съставен номер. Посочена е датата на фактурата.
Данните за Продавача трябва да бъдат предоставени пълни. Име на организацията, INN, KPP, OGRN, адрес, текуща или лична сметка, име на банка, BIC и кореспондентска сметка. Можете също така да посочите телефон, факс, електронна поща и уебсайт на фирмата.
Данните за купувача се посочват в пълна или съкратена форма. Достатъчно е да посочите само името на организацията.
В таблицата са посочени стоки и услуги, цена, количество, мерна единица.
След списъка със стоки и услуги можете да посочите подробностите за фактурата, например „срок на плащане за стоките“, „условия за доставка или получаване“ и т.н.
В края на фактурата се посочва пълното име на ръководителя на организацията и главния счетоводител. Не се изискват подпис и печат, но някои компании няма да разглеждат фактури без подпис и печат.

Въпросът ми е: ако сме платили услуги по фактура, без да сме сключили договор, необходима ли е оригинална фактура или е достатъчно копие от нея?

По-добре е да имате оригиналната фактура, ако нейното плащане потвърждава сключването на договор за предоставяне на услуги. Във вашия случай е необходим оригиналът.
Писмената форма на сделката се счита за спазена, ако се приеме писмено предложение за сключване на споразумение (оферта) в съответствие с параграф 3 на член 438 Граждански кодекс RF. За да направите това, лицето, което е получило предложение за сключване на споразумение (оферта), трябва да извърши действията, посочени в тази оферта (приемане). Във вашия случай издадената фактура за плащане на услуги, независимо от сумата на сделката, служи като писмено предложение за сключване на договор (оферта). И действието, показващо приемането на това предложение (приемане, т.е. сключване на споразумение), е плащането на тази фактура от организацията. Тази процедура се основава на разпоредбите на параграфи 1 и 3 на член 434 и член 435 от Гражданския кодекс на Руската федерация. По този начин законодателството не ограничава възможността страните да влизат в граждански правоотношения, като изпращат една от тях на другата фактура и я плащат от втората страна. Договорът за предоставяне на услуги ще се счита за сключен при тези условия. Но в този случай е по-добре да имате оригиналната фактура от изпълнителя и да приложите платежно нареждане към фактурата, потвърждаващо сключването на споразумението.

Обосновката за тази позиция е дадена по-долу в материалите на „Система Главбух” и в статиите на вестник „Счетоводство.Данъци.Право”, които можете да намерите в раздела „Журнал”

1. Статия: Какво да проверите във фактурата на контрагента преди плащане

Доставчикът е изпратил фактура за плащане, в която липсват някои задължителни първични реквизити. Например, вместо подпис на директора има факсимиле. Валиден ли е такъв документ?

Да, валидно е. Фактура за плащане не е първичен документ. Формулярът за първична регистрация се съставя за всеки факт от икономическия живот ( Чл. 9 от Федералния закон от 06.12.11 № 402-FZ). А фактурата е само информация за купувача за цената на стоките и подробностите, по които могат да бъдат преведени пари. Компанията има право да разработи формуляр за сметка със собствен набор от подробности. Например решете фактурата да има кръгъл печат и факсимилен подпис на директора. Страните по сделката могат да договорят формата на фактурата за плащане в договора.*

2. Ситуация: Може ли купувачът да приспадне ДДС от авансово плащане (частично плащане) в брой, ако договорът предвижда авансово плащане на стоки (работи, услуги и др.) права на собственост), но не е посочена конкретната сума на авансовото плащане

Да, може.

В тази ситуация купувачът (клиентът) има право да приспадне размера на ДДС, посочен във фактурата, която доставчикът (изпълнителят) му е издал при получаване на аванса (частично плащане).

Ако договорът не предвижда авансово плащане или няма самият договор, купувачът (клиентът) няма право на приспадане. Дори ако предплащането е преведено по фактура, издадена от доставчика (изпълнителя).

Такива уточнения се съдържат в писмо от руското министерство на финансите от 6 март 2009 г град № 03-07-15/39 *.

Олга Цибизова, началник на отдела за косвени данъци на Департамента за данъчна и митническа тарифна политика на Министерството на финансите на Русия

3. Статия: Когато купувачът и продавачът не могат без фактура за плащане

Марина Астахова, експерт на UNP

ОСНОВНО В СТАТИЯТА

Можете да потвърдите разходите с фактура
По-лесно е да съберете неустойка за забавено плащане с помощта на фактура

Участници форум на уебсайта на UNPобсъдиха въпроса дали е необходимо да се издават фактури за плащане и дали по принцип е необходим такъв документ. В крайна сметка нито един закон не казва нищо за фактура за плащане. Това е вярно, но има ситуации, когато такава фактура все още е необходима както на доставчика, така и на купувача.

МЕЖДУ ДРУГОТО.Няма разлика между обикновена фактура и фактура за плащане. Това е същият документ. Унифицирана формаНяма такъв акаунт; той също не е класифициран като основен. Обикновено съдържа датата и номера на фактурата, банковите данни на доставчика, основанието за плащането и неговия размер, както и датата на плащане.

Фактура за потвърждение на разходите

Ако задължението на доставчика за издаване на фактура за плащане е посочено в договора, тогава е необходима фактура. Например според обществени услугиили комуникационни услуги, когато те точно количествои сумата за месец може да се разбере само по фактура за плащане от доставчика. В данъчното и счетоводно отношение фактурата за плащане ще потвърди икономическата обосновка на разходите, по-специално броя на получените работи или услуги (писмо на Министерството на финансите на Русия от 04.06.10 г. № 03-03-06/1/ 382).

Фактурата също може да защити доставчика. Купувачите, които не плащат навреме доставките или извършената работа, се позовават именно на факта, че доставчикът не е издал фактура за плащане. Това означава, че той няма право да иска неустойка или такси за забава. Съдилищата подкрепят доставчиците само ако договорът ясно посочва в какъв срок трябва да бъде получено плащането и купувачът знае размера на плащането (постановления на федералните арбитражни съдилища на Московския окръг от 08/11/09 № KG-A40/7477-09 , Област Волга-Вятка от 09.04.09 г. № A39-3128/2008-138/21).

Фактура за вътрешно счетоводство

Когато задължението за издаване на фактури за плащане не е предвидено в договора, сумата, която трябва да се плати от купувача, времето на сетълментите и доставката в такива случаи, страните ще се споразумеят подробно в договора.

Купувачът обаче може да се нуждае от фактура за вътрешно счетоводство. Например, когато финансово обслужванеКупувачът трябва да получи изпълнителна виза, за да прехвърли пари. В същото време „незадължителна“ фактура за плащане за счетоводство и данъчно счетоводствоне е необходимо. Той не потвърждава бизнес транзакции, така че във всеки случай ще се изискват подписани актове, фактури, фактури и други първични документи.

Фактурата може да замени договор

Фактурата може да действа като оферта и да замени плащането на фактура, след което се счита за приемане на офертата. Но за това сметката трябва да съдържа всичко съществени условияспоразумение. Например за доставка това е цената на продукта, неговото наименование и количество, както и процедурата и условията на плащане. Ето защо е важно да запишете срока на валидност във фактурата на офертата (клауза 2 на член 437, клауза 3 на член 438 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Такава фактура ще потвърди валидността на разходите на купувача (Указ на Федералния арбитражен съдМосковска област от 16 март 2009 г. № KA-A40/1402-09).*

* Така е подчертана част от материала, която ще ви помогне да вземете правилното решение.

28.01.2014 г
С уважение, Александър Ермаченко, експерт на BSS "Система Главбух".
Отговорът е одобрен от Наталия Колосова,
Ръководител на отдела за VIP поддръжка на BSS "System Glavbukh".

(вариант на формуляра № 1)

Можете да поставите лого в заглавката на фактурата и в списъка със стоки и услуги има колона с ДДС.

Логото се намира в заглавката, попълват се името на организацията, OGRN, INN, KPP, както и адресът на организацията с индекс. Допълнително са посочени телефон и факс.
Под заглавието е посочено пълното име на организацията.
След това се посочват данните за Продавача и Купувача. Данните на продавача трябва да съдържат името на организацията, адрес, INN, KPP, OGRN, текуща или лична сметка, име на банка, BIC и кореспондентска сметка. Допълнително можете да посочите телефон, факс, електронна поща и фирмен уебсайт.
Данните за Купувача могат да бъдат попълнени изцяло по аналогия с данните за Продавача.
Номерът на сметката е посочен в съответствие със счетоводната политика на организацията. Това може да бъде обикновен пореден номер (от началото на годината) или специален съставен счетоводен номер. Посочена е датата на фактурата.
Под номер и дата на фактурата вдясно е посочено кратко общо наименование на стоките или услугите във фактурата. Например „компютърни компоненти“, „лаптоп“, „ремонт на офис оборудване“, „производство на печатна продукция“.
В таблицата са посочени стоки и услуги, цена, количество, мерна единица, ДДС.
След стоките можете да посочите важни характеристики на фактурата, например „срок на доставка на стоките“, „срок на плащане по фактурата“ и др.
В края на сметката трябва да посочите ръководителя на организацията и главния счетоводител. Подпис и печат не са необходими, но много компании изискват фактурата да бъде подписана и подпечатана.

(вариант на формуляр № 2)

Този формуляр е опростен и се използва по подразбиране в много счетоводни програми.

В началото на фактурата се попълва таблица, наподобяваща платежно нареждане. Той посочва данните за плащане на Продавача (получател на плащането). Това е името на организацията, INN, KPP, текуща или лична сметка, име на банката, BIC и кореспондентска сметка.
След това посочете номера на сметката, който съответства на счетоводната политика на организацията. Това може да бъде сериен номер на сметка (от началото на годината) или специален съставен номер. Посочена е датата на фактурата.
Данните за Продавача трябва да бъдат предоставени пълни. Име на организацията, INN, KPP, OGRN, адрес, текуща или лична сметка, име на банка, BIC и кореспондентска сметка. Можете също така да посочите телефон, факс, електронна поща и уебсайт на фирмата.
Данните за купувача се посочват в пълна или съкратена форма. Достатъчно е да посочите само името на организацията.
В таблицата са посочени стоки и услуги, цена, количество, мерна единица.
След списъка със стоки и услуги можете да посочите подробностите за фактурата, например „срок на плащане за стоките“, „условия за доставка или получаване“ и т.н.
В края на фактурата се посочва пълното име на ръководителя на организацията и главния счетоводител. Не се изискват подпис и печат, но някои компании няма да разглеждат фактури без подпис и печат.

Фактура за плащане– документ, който абсолютно всички предприемачи използват в работата си, независимо на какво ниво работят и към коя сфера на дейност принадлежат. По правило фактура за плащане се издава след сключването на договора между страните писмен договор, като допълнение към него, но понякога може да бъде изписан като самостоятелен документ.

Именно фактурата за плащане дава основание на купувача на стоки или потребителя на услуги да ги плати. Фактурата може да бъде издадена както за предплащане, така и за последващо плащане.

ФАЙЛОВЕ

Изисква ли се фактура?

Законодателството на Руската федерация не регулира задължителна употребафактури в бизнес документация, плащането може да се извърши просто според условията на споразумението. Законът обаче нарича сключването на споразумение задължително условие за всяка сделка. Проверетене съществува отделно от договора, а е съпътстващ сделката документ. Той представлява, така да се каже, предварителен договор за плащане според условията, определени от продавача - цената, която купувачът на продукта или услугата трябва да заплати.

Фактурата прави изчисленията много по-сигурни, така че предприемачите предпочитат да я използват, дори ако това условие не е посочено в условията на договора.

ВАЖНО! Тъй като изискването за акаунт не е правно обвързващо, то не се отнася за счетоводни отчетни документи, а е за вътрешно ползване.

Кога акаунтът е абсолютно необходим?

Законодателството определя моментите, когато издаването на фактура е задължителна подкрепа за транзакция:

ако в текста на споразумението не е посочена сумата за плащане (например за комуникационни услуги и др.);
за сделки с плащане на ДДС;
ако продаващата организация е освободена от ДДС;
компания продавач, разположена на , от свое име продава стоки или предоставя услуги по споразумения за агенти;
ако клиентът е направил авансово плащане към компанията продавач или е превел авансово плащане за продукт или услуга.

И така, фактура за плащане не е задължителен документ , също като отговорните счетоводители. Не може да повлияе на движението по никакъв начин. финансови средства, тя може да бъде спряна или да не бъде изплатена по всяко време - подобни явления се случват доста често и не пораждат правни последици.
Този документ обаче е също толкова важен за страните по сделката, тъй като им позволява да сключат един вид предварителен договор за прехвърляне пари в брой.

Кой издава фактури за плащане?

Фактура за плащане винаги се издава от служител на счетоводния отдел. След попълване на формуляра документът се предава на ръководителя на организацията, който го удостоверява с подписа си. Не е необходимо да поставяте печат върху документа, тъй като индивидуалните предприемачи и юридически лица(от 2016 г.) имат право да не използват печата.

За плащане се издава фактура в два екземпляра, единият от които се изпраща на потребителя или купувача на услугата, вторият остава в организацията, която го е издала. Можете да попълните фактурата както на обикновен лист А4, така и на бланкаорганизации. Вторият вариант е по-удобен, тъй като не е необходимо да въвеждате информация за компанията всеки път.

Този документ няма унифициран образец, следователно организации и индивидуални предприемачиима право да разработва и използва собствен шаблон или да издава фактура за плащане в свободна форма. Като правило, за отдавна установени организации и индивидуални предприемачи, формата е стандартна само информацията за получателя на фактурата, името на продукта или услугата, както и промяната на сумата и датата. Понякога организациите допълнително посочват във фактурата условията за доставка и плащане (например процент или сума на предплащане), срока на валидност на фактурата и друга информация.

Ако по време на регистрацията са допуснати грешки в документа, по-добре е да не ги коригирате, а да издадете фактурата отново.

Трябва да се помни, че в някои случаи при разрешаване на разногласия между страните в съдебна процедура, фактурата за плащане е документ юридическа силаи могат да бъдат представени в съда.

Как се изпращат фактури за плащане

Издаваме фактурата по електронен път. Едно хартиено копие съхраняваме при нас, другото може да бъде изпратено на контрагента с обикновено писмо.

Най-често се попълва фактурата електронен формуляри изпратено до получателя чрез имейл. Но опитните счетоводители винаги отпечатват документ на хартия и изпращат едно „живо“ подписано копие на контрагента по обикновена поща, а второто запазват, като го съхраняват в папка, обикновено наричана „сметки“.

Указания за изготвяне на фактура за плащане

От бизнес гледна точка, този документне трябва да създава особени затруднения при разработването и попълването.

В горната част на документа е посочена информация за получателя на средствата. Тук трябва да посочите

пълно име на фирмата,
неговият TIN,
информация за банката, обслужваща сметката,
подробности за акаунта.

След това се посочва платецът на фактурата (също и получателят): тук е достатъчно да посочите само името на фирмата, която е получила стоките или услугите.

Следващата част от документа се отнася до пряко предоставените услуги или продадените стоки, както и тяхната цена. Тази информация може да бъде представена или в обикновен списък, или под формата на таблица. Вторият вариант е за предпочитане, тъй като избягва объркване и прави резултата възможно най-ясен.

Към първата колонатаблици с предоставени услуги или продадени стоки, трябва да въведете серийния номер на продукта или услугата в този документ.
Във втората колона– наименование на услугата или продукта (без съкращения, кратко и ясно).
В третата и четвъртата колонаТрябва да посочите мерната единица (бройки, килограми, литри и т.н.) и количеството.
В петата колонатрябва да зададете цена за една мерна единица и последния път– обща цена.

Ако фирмата работи по системата на ДДС, то това трябва да бъде посочено и подчертано във фактурата. Ако няма ДДС, можете просто да пропуснете този ред. След това под дясната страна се посочва пълната цена на всички стоки или услуги, а под таблицата тази сума е написана с думи.

Накрая документът трябва да бъде подписан главен счетоводителорганизация и лидер.

Фактура за платци на ДДС

Кандидатстват юридически лица и други платци на ДДС фактура: отговорен финансов документ, която не се таксува предварително, а след приключване на работа, предоставени услуги или изпратени стоки. Вече не е необходимо да се ускори плащането, а да се потвърди, че акцизите и ДДС са платени изцяло, за да може ДДС да бъде удържан от платеца (купувача). Този документ има предписан образец, може да съдържа и информация за произхода на стоката, а ако е вносна, и номера митническа декларацияпри него.

Фактурата се издава в два екземпляра.

Елементи на акаунта

Няма определена форма за изготвяне на фактура, но има задължителни компоненти, които трябва да се съдържат в нея.

Подробностипредприемач-физическо лице или LLC (продавач и купувач):
- наименование на предприятието;
- правна форма на организация;
- юридически адрес на регистрация;
- КПП (само за юридически лица).
Информация за банката, обслужваща транзакцията:
- наименование на банковата институция;
- неговия BIC;
- номера на разплащателни и кореспондентски сметки.
Кодове за плащане:
- OKPO;
- OKONH.
Номер на фактурата и дата на издаване(тази информация е за вътрешно ползване на фирмата; номерацията е непрекъсната, всяка година отначало).
ДДС(или липса на такава). При наличие се посочва сумата му.
Фамилия, инициали, личен подпис на съставителя.

ЗАБЕЛЕЖКА! Печат на фактура, по последна законови изисквания, не е задължително.

За продукт или за услуга?

Фактурата може да бъде издадена като споразумение за плащане на предоставен продукт или услуга или за вид извършена работа. Разликата е в колоната „Цел на плащането“, която съдържа фактурата.

За плащане на стокиТази колона трябва да съдържа списък на всички видове продадени стоки, както и единиците, в които се измерва (бройки, литри, килограми, метри, рубли и др.). Необходимо е да се посочи количеството на стоките и сумата за тях (поотделно без ДДС, ако има и пълната сума).

При плащане на услугив „Цел на плащането” е необходимо да посочите вида на извършената услуга или работа. Не забравяйте да отбележите необходимото количество, както и сумата с и без ДДС.

СПРАВКА!Ако предприемачът не желае, той може да не дешифрира изцяло всички видове доставки, като посочи само номера на договора, по който се извършва сделката. Тази информация обаче трябва да бъде подробно отразена в бележката за доставка или в оценката. Следователно в интерес на предприемача е да посочи във фактурата пълен списъкплатени стоки или услуги.

Не правете грешки!

Нека да разгледаме най-често срещаните неточности, които предприемачите могат да направят при регистриране на фактура.

Подписът не е дешифриран.Една картина не е достатъчна: трябва да има информация кой я е подписал. В онлайн версията на документа такава грешка не може да бъде допусната, тъй като изисква електронен подпис.
Липсват крайни срокове за фактури.Датата на издаване на фактурата трябва да съвпада с датата на издаване на фактурата и да не надвишава 5 дни от датата на освобождаване на стоката или предоставяне на услугата.
Забавяне на получаване на фактура за приспадане на ДДС. Данъчно приспаданеспоред Данъчния кодекс трябва да се декларира в същия данъчен период, в който е получен документът, това е потвърждаващ документ, тоест фактура. За да се предотврати този проблем, е необходимо да се съхраняват доказателства за датата на получаване на фактурите (пощенски известия, пликове, разписки, записи в дневника на входящата кореспонденция и др.).
Датите на копията на фактурите са разбъркани.И двете страни по сделката трябва да разполагат с идентични копия, в противен случай фактурата не доказва законността на сделката.
"Шапка" с грешки.Ако има неточности в имената на организациите, техните данъчни идентификационни номера, адреси и др. документът ще бъде невалиден.

ВАЖНА ИНФОРМАЦИЯ!Ако организацията, издаваща фактурата, забележи грешка, тя има право да я коригира в текста на фактурата. За да направите това, неправилно записаният индикатор се зачертава и на негово място се поставя правилният. Извършената промяна се удостоверява с подпис на управителя, а при необходимост и с печат, като се отбелязва датата, на която е извършена. Други организации нямат право да правят корекции във фактурата.